Розрахунок лікарняних і декретних

№ з/п

Запитання/показник

Пояснення

1

2

3

Е-лікарняні

1

Що робити працівникові, якому відкрито е-лікарняний?

Працівник повинен відразу, не чекаючи закриття е-лікарняного, повідомити роботодавця про те, що йому відкрили лікарняний (зазвичай працівник отримує СМС-повідомлення про це від електронної системи охорони здоров’я та Пенсійного фонду). Повідомити працівник може будь-яким зручним способом, наприклад, телефоном або через будь-який додаток, наприклад, Viber та ін.

2

Де підприємство може побачити інформацію про е-лікарняний?

Інформація про е-лікарняний уноситься до електронного Реєстру листків непрацездатності (далі – Реєстр) і доступна для перегляду в день його створення. Інформація з Реєстру надається застрахованим особам і страхувальникам (роботодавцям) через електронні кабінети зареєстрованих користувачів на вебпорталі послуг Пенсійного фонду. Пошук відомостей у Реєстрі здійснюється за П. І. Б та датою народження застрахованої особи, його реєстраційним номером облікової картки платника податків (п. 17 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 17.04.2019 № 328)

3

Що являє собою номер е-лікарняного?

Унікальний номер листка непрацездатності вказується в такому форматі:

– номер випадку непрацездатності – збігається для всіх лікарняних, сформованих у межах одного страхового випадку. З його допомогою можна визначити статус лікарняного – первинний чи продовження;

– порядковий номер листка непрацездатності – основна частина номера, яка відрізняється в кожному е-лікарняному;

– номер його версії. Позначається цифрою «1» під час створення нового листка та під час створення листка як продовження. Номер збільшується за порядком («2», «3» і далі) під час унесення кожної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку.

На сьогодні більшість номерів е-лікарняних складаються з 19 знаків з урахуванням дефісів (ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х), і згодом кількість знаків може збільшуватися

Порядок призначення та виплати лікарняних і декретних за електронними листками непрацездатності

4

Порядок призначення допомоги

Рішення про призначення допомоги приймає комісія (уповноважений) із соціального страхування*

* Комісія із соцстрахування (далі – комісія) створюється на підприємстві (або фізособою-підприємцем) незалежно від форми власності, якщо там працює 15 і більше осіб. Якщо працівників менше, обирається уповноважений із соціального страхування. На новоствореному підприємстві комісія (уповноважений) створюється (обирається) у місячний строк після держреєстрації підприємства (п. 1.9 Положення, затвердженого постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 13). Основною формою роботи комісії є засідання, які проводяться не рідше двох разів на місяць.

5

Строки призначення допомоги

Призначити працівникові матеріальне забезпечення (провести засідання комісії) потрібно не пізніше 10 календарних днів (далі – к. д.) з дати видачі е-лікарняного (ст. 32 Закону від 23.09.1999 № 1105-XIV, далі - Закон № 1105). На сьогодні такою датою вважається восьмий день:

– після дати закриття, зазначеної в документі, – для е-лікарняних із тимчасової непрацездатності;

– після дати відкриття – для е-лікарняних по вагітності та пологах (див. роз’яснення на сайті http://www.fssu.gov.ua від 19.11.2021)

6

Виплати за рахунок коштів ФСС, які здійснюються з 6-го дня непрацездатності

1. Період тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві.

2. Перебування в установах охорони здоров’я, а також на самоізоляції під контролем у зв’язку з коронавірусною хворобою (COVID-19) (п. 2 ст. 22 Закону № 1105).

Увага! У цих випадках перші 5 днів непрацездатності оплачуються за кошти роботодавця

7

Виплати за рахунок коштів ФСС із першого дня непрацездатності

1. Необхідність догляду за хворою дитиною віком до 14 років і за хворим членом сім’ї (крім догляду за хворою дитиною віком до 14 років).

2. Необхідність догляду за дитиною віком до 3 років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за цією дитиною.

3. Карантин, уведений органами санітарно-епідеміологічної служби.

4. Тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на більш легку нижчеоплачувану роботу.

5. Протезування з госпіталізацією до стаціонару протезно-ортопедичного підприємства.

6. Санаторно-курортне лікування (п. 3–10 ст. 22 Закону № 1105)

8

Строк подання заяви-розрахунку до ФСС

Заяву-розрахунок потрібно подати до ФСС протягом 5 робочих днів після призначення допомоги комісією (п. 2 Порядку, затвердженого постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12, далі - Порядок № 12). Тобто граничний строк подання заяви-розрахунку – 10 к. д. плюс 5 робочих днів із дати видачі е-лікарняного* (статус «готово до оплати»)

9

Порядок оформлення заяви-розрахунку

Форму заяви-розрахунку наведено в додатку 1 до Порядку № 12. Для е-лікарняних вона заповнюється так:

– гр. 7 «Серія» залишається пустою;

– у гр. 8 «Номер» наводиться номер е-лікарняного, що складається з 19 знаків: ХХХХХХ – номер випадку непрацездатності, ХХХХХХХХХХХ – порядковий номер листка непрацездатності, Х – номер версії;

– гр. 9 указують, е-лікарняний є первинним чи продовженням («1» чи «2» відповідно). Визначити це допоможе унікальний номер випадку непрацездатності – перші шість цифр номера е-лікарняного, які збігаються для всіх лікарняних, сформованих у межах одного страхового випадку;

– гр. 10 – код причини непрацездатності

10

Строки виплати допомоги після отримання коштів від ФСС

Після надходження страхових коштів на спецрахунок роботодавець повинен видати працівникам суми допомог із тимчасової непрацездатності та по вагітності й пологах у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати (ст. 32 Закону № 1105), або відразу після отримання коштів від ФСС

11

Строк повідомлення ФСС про виплату коштів застрахованій особі

Страхувальник повинен відзвітувати перед ФСС протягом місяця із дня проведення виплат (п. 10 Порядку № 12). Форму повідомлення наведено в додатку 2 до Порядку № 12.

Увага! Якщо повідомлення не буде подано протягом трьох місяців, робочі органи ФСС проведуть перевірку з питань використання страхувальником коштів Фонду

* Щоб підприємство не пропустило встановлені строки, важливо, щоб працівники своєчасно повідомляли про видані їм лікарняні.

№ з/п

Показник

Порядок розрахунку

1

2

3

1

Сума допомоги з тимчасової непрацездатності (С_тн) (у т. ч. й оплата перших п’яти днів непрацездатності)

Визначається за формулою (п. 2 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266, далі - Порядок № 1266):

С_тн = С_ден х Д_хв,

де

– С_ден – сума денної виплати;

– Д_хв – кількість календарних днів хвороби, що підлягають оплаті

2

Сума денної виплати (С_ден)

Визначається за формулою:

С_ден = ЗП_сер х В,

де

– ЗП_сер – середньоденна зарплата працівника, розрахована за розрахунковий період;

– В – відсоток (%) середньоденної зарплати, що береться до розрахунку лікарняних, який визначається залежно від страхового стажу працівника

3

Середньоденна зарплата (ЗП_сер)

Визначається за формулою:

ЗП_сер = ЗП_заг : Д_зайн,

де

– ЗП_заг – загальна сума виплат, нарахована працівникові в розрахунковому періоді, на які було нараховано ЄСВ*. При цьому сума таких виплат за кожен місяць розрахункового періоду буде знаходитися в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ (ЗП_макс)**, установленої в цьому місяці;

– Д_зайн – кількість календарних днів зайнятості без урахування календарних днів, не відпрацьованих із поважних причин (тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустка для догляду за дитиною до 3 років або до 6 років за медвисновком, а також відпустка без збереження зарплати) (п. 3 Порядку № 1266, лист Мінсоцполітики від 15.11.2018 № 323/0/247-18).

Увага! Святкові та неробочі дні не виключаються з розрахункового періоду, оскільки є звичайними календарними днями (лист Мінсоцполітики від 16.09.2015 № 523/18/99-15), як і вільні від роботи дні під час роботи в режимі неповного робочого тижня, і вихідні

4

Обмеження під час розрахунку ЗП_сер

ЗП_серне може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ (ЗП_макс), установлену в останньому місяці розрахункового періоду у розрахунку на 1 к. д. (ЗП_{макс. д}), яка визначається за формулою (п. 4 Порядку № 1266):

ЗП_{макс. д}= ЗП_макс : 30,44,

де

– 30,44 – середньомісячна кількість календарних днів

5

Розрахунковий період для нарахування лікарняних

Це 12 календарних місяців (далі – к. міс.) перебування у трудових відносинах (з 1-го до 1-го числа) за останнім основним місцем роботи застрахованої особи перед місяцем, у якому настав страховий випадок (п. 25 Порядку № 1266).

Якщо на підприємстві відпрацьовано менше ніж:

– 12 к. міс., то розрахунковий період – це фактично відпрацьовані календарні місяці (з 1-го до 1-го числа) (п. 26 Порядку № 1266);

– 1 к. міс., тоді це час, фактично відпрацьований перед настанням страхового випадку (к. д.) (п. 27 Порядку № 1266).

З розрахункового періоду виключаються місяці, у яких застрахована особа повний місяць (з 1-го до 1-го числа) не працювала з поважних причин

6

Страховий стаж

Це період (строк), протягом якого особа підлягала страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та за який щомісяця сплачено страхові внески в сумі, не меншій від мінімального страхового внеску (ст. 21 Закону № 1105). Дані про страховий стаж працівника надає Пенсійний фонд у вигляді довідок за формою ОК-5 або ОК-7 (затверджені постановою ПФУ від 18.06.2014 № 10-1)

* Інформацію про виплати, на які був нарахований ЄСВ у розрахунковому періоді, можна дізнатися з Податкового розрахунку (об’єднана звітність) із ПДФО та ЄСВ, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (п. 32 Порядку № 1266).

** 2022 року ЗП_макс становить: з 1 січня – 97 500 грн, з 1 жовтня – 100 500 грн.

7

Вплив страхового стажу на розмір лікарняних

Розмір допомоги становить у разі страхового стажу (ст. 24 Закону № 1105):

– до 3 років – 50 % середньої зарплати;

– від 3 до 5 років – 60 % середньої зарплати;

– від 5 до 8 років – 70 % середньої зарплати;

– більше 8 років – 100 % середньої зарплати

8

Випадки, коли розмір допомоги не залежить від страхового стажу

Незалежно від страхового стажу допомога виплачується (ст. 24 Закону № 1105):

1. У розмірі 100 % середньої зарплати:

– чорнобильцям 1–3-ї категорій;

– одному з батьків або особі, яка їх заміняє та доглядає за хворою дитиною віком до 14 років, що постраждали від Чорнобильської катастрофи;

– ветеранам війни та іншим особам, на яких поширюється дія Закону від 22.10.1993 № 3551-XII;

– жертвам нацистських переслідувань відповідно до Закону від 23.03.2000 № 1584-III;

– донорам, які мають право на пільгу, передбачену ст. 20 Закону від 30.09.2020 № 931-IX;

– особам, реабілітованим згідно із Законом від 17.04.1991 № 962-XII.

2. У розмірі зарплати (доходу), з якої фактично сплачено страхові внески – працівникам або гіг-фахівцям* резидента Дія Сіті

9

Розмір допомоги в разі самоізоляції у зв’язку із протидією поширенню COVID-19

Допомога призначається незалежно від страхового стажу (п. 2 ст. 24 Закону № 1105):

– медпрацівникам – у розмірі 100 % середньої зарплати;

– усім іншим застрахованим особам – у розмірі 50 % середньої зарплати;

– працівникам і гіг-фахівцям резидентів Дія Сіті – у розмірі зарплати (доходу) таких осіб, з якої фактично сплачувалися страхові внески

10

Відсутність заробітку в розрахунковому періоді

Якщо перед настанням страхового випадку працівник не мав заробітку з поважних причин або захворів у перший день роботи, то ЗП_сер визначається за формулою:

ЗП_сер = С_тар : 30,44,

де

– С_тар – тарифна ставка (оклад) працівника на день настання страхового випадку. Якщо тарифну ставку (оклад) не встановлено, то розрахунок проводять виходячи з мінімальної заробітної плати (далі – МЗП), що діє на день настання страхового випадку (п. 5, 28 Порядку № 1266)

11

Обмеження для осіб, у яких страховий стаж менше ніж 6 місяців за останні 12 місяців

Для таких осіб (незалежно від їхнього загального страхового стажу) сума допомоги (С_тн) розраховується виходячи з нарахованої зарплати (доходу) (ЗП_заг), але не більше від розміру допомоги, обчисленої з МЗП, установленої на час настання страхового випадку (п. 4 ст. 19 Закону № 1105, п. 29 Порядку № 1266).

Розмір зарплати, обчисленої з МЗП у розрахунку на один день (ЗП_мін), визначають за формулою (п. 5 Порядку № 1266):

ЗП_мін = МЗП : 30,44 (див. приклад 1)

* Гіг-фахівець – фахівець, який працює на підставі гіг-контракту, що поєднує в собі ознаки трудового та цивільно-правового договорів (Закон від 15.07.2021 № 1667-IX).

№ з/п

Показник

Порядок розрахунку

1

2

3

1

Сума допомоги по вагітності та пологах (С_вп)

Розраховується за формулою:

С_вп = ЗП_сер х Д_дек,

де

– ЗП_сер – середньоденна зарплата працівниці, обчислена за розрахунковий період;

– Д_дек – тривалість декретної відпустки в календарних днях*.

Допомога призначається повністю (з 1-го дня) за рахунок коштів ФСС (п. 1 ст. 25 Закону № 1105) і нe залежить від страхового стажу працівниці. Тобто нараховується в pозмірі 100 % ЗП_сер (п. 26 Закону № 1105)

2

Розрахунковий період

Це 12 к. міс. перебування в трудових відносинах (з 1-го до 1-го числа) за останнім основним місцем роботи зaстрахованої особи, які передують місяцю настання страхового випадку (п. 25 Порядку № 1266). Докладніше див. п. 5 табл. 2

3

Середньоденна зарплата (ЗП_сер)

ЗП_сер зa 1 к. д. обчислюється за формулою:

ЗП_сер = ЗП_заг : Д_зайн,

де

– ЗП_заг – загальна сума виплат, нарахована працівниці в розрахунковому періоді, у межах максимальної суми місячної зарплати (ЗП_макс), на яку нараховується ЄСВ;

– Д_зайн– кількість календарних днів зайнятості без урахування календарних днів, не відпрацьованих із поважних причин (п. 3 Пoрядку № 1266).

Якщо в розрахунковому періоді пeред настанням страхового випадку зaстрахована особа з поважних причин не мала заробітку, тоді ЗП_сер визначається виходячи з (п. 28 Пoрядку № 1266):

– тарифної ставки (посадового oкладу) або її частини, yстановленої на день настання cтрахового випадку;

– МЗП (або її частини), yстановленої на день нaстання страхового випадку, якщо тарифну ставку (посадовий оклад) нe встановлено

4

Обмеження за розміром допомоги

Розмір допомоги в розрахунку на місяць не може бути (ст. 26 Закону № 1105):

– меншим від суми допомоги, обчисленої із МЗП. 2022 року сума декретних на день не може бути менше: з 1 січня – 213,53 грн (6 500 грн : 30,44), з 1 жовтня – 220,11 грн (6 700 грн : 30,44);

– більшим від максимальної вeличини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачувалися страхові внески (з 1 січня – 97 500 грн, з 1 жовтня – 100 500 грн)

5

Випадок, коли страховий стаж менший ніж 6 місяців за останні 12 місяців

У цьому випадку сума допомоги розраховується виходячи з нарахованої зарплати (доходу) (ЗП_заг), але не більше від суми, обчисленої із двох розмірів МЗП, установленої на момент настання страхового випадку (п. 4 ст. 19 Закону № 1105, лист Мінсоцполітики від 06.12.2017 № 23788/0/2-17/21). Ця величина за 1 к. д. визначається шляхом ділення 2 МЗП на 30,44 (п. 5 Порядку № 1266). Див. приклад 2

* Допомога по вагітності та пологах обчислюється сумарно за весь період декретної відпустки (у загальному випадку – 126 к. д.) і виплачується працівниці в повному обсязі незалежно від кількості днів відпустки, фактично використаних до пологів.