Розрахунок добових для відрядження

Добові – це витрати на харчування та фінансування особистих потреб фізособи, понесені у зв’язку з відрядженням (пп. 170.9.1 ПК). Такі витрати не треба підтверджувати документально. Згідно зі ст. 121 КЗпП роботодавець зобов’язаний виплатити відрядженому працівникові добові.

Для працівників комерційних підприємств:

• мінімальний розмір добових законодавством не визначено;
• максимальний КЗпП також не встановлено, але пп. 170.9.1 ПК передбачено максимум, який не вважається оподатковуваним доходом фізособи, направленої у відрядження (пп. 165.1.11 ПК) (див. таблицю).

Комерційне підприємство має право встановити розмір добових як вищий, так і нижчий від розміру, що не обкладається ПДФО. При цьому наднормативні добові, видані працівникові, доведеться обкласти ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта та військовим збором (далі – ВЗ) (пп. 164.2.11, п. 164.5, п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК).

Розмір добових ,що не обкладаються ПДФО та ВЗ

Розмір добових по Україні визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (пп. 170.9.1 ПК). Під такими Мінфін (лист від 04.05.2011 № 31-07230-16-25/11433) розуміє документи, які підтверджують перебування працівника в місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані в готелях (мотелях) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, і т. д.

Розмір добових для закордонних відряджень визначається так (пп. 170.9.1 ПК):

• для відрядження в межах країн, в’їзд на територію яких не вимагає наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• для відрядження в країни, в’їзд на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (позначок прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні). Тобто відсутність позначки в закордонному паспорті про перетин кордону не є підставою для відмови у виплаті добових за наявності інших підтвердних документів. Але все-таки не варто ризикувати, краще поставити таку позначку.

Порядок розрахунку добових підприємство встановлює самостійно, наприклад, у Положенні про відрядження. За основу можна взяти норми Інструкції, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59.