Таблиця-підказка: нарахування лікарняних та декретних

№
з / п

Показник

Допомога по тимчасовій непрацездатності

Допомогапо вагітності та пологах

1

2

3

4

1

Кількість календарних днів непрацездатності

У графі листка непрацездатності «Стати до роботи», зокрема, указують словами число і місяць, коли приступити до роботи (пп. 3.13 Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженої наказом від 03.11.04 р. № 532/274/136-ос/1406, далі – Інструкція № 532)

У графі листка непрацездатності «Стати до роботи», зокрема, указують дату закінчення відпустки по вагітності та пологах (п. 9 Інструкції № 532)*

* Не зовсім зрозуміло, чому один і той же календарний день є останнім днем відпустки по вагітності та пологах і днем, коли жінці слід стати до роботи. На практиці деякі лікарі вказують дійсну дату виходу на роботу, тобто наступний день після закінчення відпустки. Отже, обчислювати суму допомоги в загальному випадку слід за 126 календарних днів (далі – к. д.).

2

Розрахунковий період для визначення сумидопомоги

А. 12 календарних місяців (далі – к. м.) перебування в трудових відносинах (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, у якому настав страховий випадок (п. 25 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 26.09.01 р. № 1266, далі – Порядок № 1266)*.
Б. Фактично відпрацьовані календарні місяці (з 1-го до 1-го числа), якщо застрахована особа перебувала в трудових відносинах з роботодавцем менше 12 к. м. (п. 26 Порядку № 1266).
В. Фактично відпрацьований час перед настанням страхового випадку, якщо особа перебувала в трудових відносинах з роботодавцем менше ніж календарний місяць (п. 27 Порядку № 1266)**

Із розрахункового періоду виключаються дні, не відпрацьовані з поважних причин, якими є:
а) тимчасова непрацездатність, у т. ч. у зв'язку з вагітністю та пологами***;
б) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами***;
в) відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку (6-річного віку за медичним висновком);
г) відпустка без збереження зарплати

* Див. рекомендації для прикладу 1 розд. ІІІ Прикладів, затверджених наказом Мінсоцполітики від 21.10.15 р. № 1022 (далі – Приклади № 1022).
** Див. рекомендації для прикладу 2 розд. ІІІ Прикладів № 1022.
*** Дні відсутності з цієї причини не виключаються з розрахункового періоду для осіб, які отримують грошове забезпечення (останній абзац п. 3 Порядку № 1266).

3

Середньоденна зарплата

А. У разі наявності заробітку в розрахунковому періоді.
Обчислюється шляхом ділення суми нарахованої за розрахунковий період зарплати (доходу, грошового забезпечення), на яку нараховано ЄСВ*, на кількість днів розрахункового періоду (п. 3 Порядку № 1266)**

* Реквізит 18 таблиці 6 додатка 4 до Звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, порядок формування та подання якого затверджено наказом Мінфіну від 14.04.15 р. № 435 (далі – Звіт з ЄСВ; Наказ № 435).
** При цьому Порядок № 1266 не містить деталізації, про які складові зарплати йдеться. Виходячи з п. 32 Порядку № 1266 середня зарплата для визначення страхових виплат має обчислюватися на підставі відомостей, що включаються до Звіту з ЄСВ та подаються до ДФС. Як відомо, до вказаного звіту включаються, зокрема, як суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності і пологах, виплачені у розрахунковому періоді, так і інші виплати під час відсутності працівника на роботі з поважних причин.
Однак, як виявляється, вказані види допомоги не беруть участі в розрахунку сум матеріального забезпечення під час непрацездатності. Про це можна дізнатися з розрахунку розміру страхових виплат для прикладу 5 розд. ІІІ Прикладів № 1022. Оскільки цей наказ прийнято на виконання п. 34 Порядку № 1266, його можна сприймати як нормативний документ і вказану допомогу не враховувати. А от виконавча дирекція ФСС з ТВП у листі від 20.09.16 р. № 2.4-46-1616 (далі – Лист № 1616) ще розширила перелік виплат, які не беруть участі в розрахунках матеріального забезпечення під час непрацездатності, додавши до допомоги по непрацездатності інші види виплат, здійснених у місяці, повністю не відпрацьованому особою з поважних причин. Зауважимо, що Порядок № 1266 такої норми не містить.
Зрозуміло, що таке доповнення не має сили нормативного документу. Адже, по-перше, воно підготовлено органом, якому Порядком № 1266 не надано повноважень надавати роз’яснення щодо застосування його вимог на практиці. А по-друге, статус документа, у якому наведено вказівки, а саме листа, не може бути вищим за статус самого Порядку № 1266. Проте Фонд таким чином висловив свою позицію, якої, як правило, дотримується під час перевірок роботодавців. І дії роботодавця, що не збігаються з рекомендаціями Листа № 1616, можуть бути розцінені як порушення законодавства. У такій ситуації кожний роботодавець має для себе вирішити, яких саме норм буде дотримуватися. І якщо вибере норми Порядку № 1266, то має бути готовим до оскарження результатів перевірки Фондом, якщо вони відповідають висновкам, наведеним у Листі № 1616.

Б. У разі відсутності заробітку в розрахунковому періоді з поважних причин або в разі настання страхового випадку в перший день роботи.
Визначається виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, установленої на день настання страхового випадку, поділеної на 30,44 (див. п. 5, 28 Порядку № 1266, розрахунки для прикладу 3 розд. ІІІ Прикладів № 1022)

В. Обмеження.
Середньоденна зарплата не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на один календарний день, яка обчислюється шляхом ділення встановленого в останньому місяці розрахункового періоду розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ на середньомісячну кількість календарних днів (30,44) – п. 4 Порядку № 1266*

* Ситуація 1. Якщо непрацездатність настала в листопаді цього року, орієнтуємося на діючий у жовтні розмір максимальної величини для нарахування ЄСВ – 36 250 грн. (1 450 грн. х 25) (пп. 4 ч. 1 ст. 1 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI, далі – Закон № 2464).
Визначаємо максимальну величину середньоденної зарплати для обчислення суми допомоги:

36 250 грн. : 30,44 = 1 190,87 грн. (п. 4 Порядку № 1266).

Для визначення розміру страхових виплат на кількість днів непрацездатності слід помножувати:
– або 1 190,87 грн. (скориговані на відсоток страхового стажу – детальніше про це див. у наступному пункті таблиці), якщо середньоденна зарплата, визначена відповідно до п. 3 Порядку № 1266, перевищує цю величину;
– або фактичний розмір середньоденної зарплати (скоригований на відсоток страхового стажу), якщо її величина менше або дорівнює 1 190,87 грн.
Додатково про проведення розрахунку для дотримання вимог щодо максимальної величини середньоденної зарплати див. лист Мінсоцполітики від 17.09.15 р. № 529/18/99-15.

4

Денна сума страхових виплат

Установлюється у відсотках* від середньоденної зарплати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу (п. 2 Порядку № 1266)

Установлюється в розмірі 100 % середньоденної зарплати (доходу, грошового забезпечення) (ст. 26 Закону № 1105) незалежно від розміру страхового стажу

* Розмір відсотків визначено ст. 24 Закону від 23.09.99 р. № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 1105).

5

Розмір допомоги

Сума страхових виплат та оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється шляхом множення суми денної виплати на кількість календарних днів, що підлягають оплаті (п. 2 Порядку № 1266) з урахуванням нижченаведених особливостей (див. А і Б)

А. Страховий стаж – 6 місяців і більше

Верхня межа

Сума допомоги в розрахунку на місяць не повинна перевищувати максимальної величини бази для нарахування ЄСВ (другий і третій абзаци п. 2 Порядку № 1266)*

* У разі помноження середньоденної зарплати (визначеної за рекомендаціями, наведеними в ситуації 1) на кількість днів непрацездатності результат розрахунку за місяці, у яких непрацездатність тривала повний місяць, слід порівняти з максимальною величиною бази для нарахування ЄСВ.
Припустимо, у ситуації 1 непрацездатність припала на частину листопада та весь грудень. Якщо при цьому наш вибір припав на середньоденну зарплату в розмірі 1 190,87 грн., помножимо цю величину на 31 к. д. Отримаємо розрахункову величину допомоги – 36 916,97 грн. (1 190,87 грн. х 31 к. д.).
Розмір прожиткового мінімуму в грудні цього року досяг 1 600 грн., тобто максимальна величина бази для нарахування ЄСВ у грудні дорівнюватиме 40 000 грн. (1 600 грн. х 25). Наша розрахункова величина не перевищила цієї межі, тому ми маємо виплатити допомогу в розмірі 36 916,67 грн. А ось якби розрахована на повний місяць допомога перевищила 40 000 грн., тоді ми мали б обмежити суму допомоги за цей місяць величиною в 40 000 грн.
Додатково з метою контролю дотримання максимальної бази для нарахувння ЄСВ – див. порядок розрахунків для прикладу 4 розд. ІІІ Прикладів № 1022.

Нижня межа

Не встановлена

Сума допомоги не може бути меншою, ніж розмір мінімальної заробітної плати (далі – МЗП), установлений на час настання страхового випадку (абзац третій п. 2 Порядку № 1266)*

* Ситуація 2. Право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами працівниця набула в листопаді 2016 року, у якому МЗП дорівнювала 1 450 грн. Це означає, що допомога в розрахунку на місяць за кожен із місяців непрацездатності має бути не меншою ніж 1 450 грн.
Припустимо, у результаті помноження фактичної середньоденної зарплати на кількість днів непрацездатності в тому чи іншому повному місяці розмір страхових виплат виявиться меншим за цю величину (наприклад, коли особа працює на умовах неповного робочого дня, тижня). Тоді розмір виплат слід «дотягнути» до цієї величини. Якщо непрацездатність з цієї причини припала на частину місяця, то розмір допомоги визначається в сумі не меншій ніж 1 450 грн. у розрахунку на місяць, пропорційно до кількості днів непрацездатності.

Б. Страховий стаж менше 6 місяців

Верхня межа

Сума допомоги в розрахунку на місяць не може перевищувати розміру МЗП, установленого законом у місяці настання страхового випадку (абзац другий п. 29 Порядку № 1266)*

Сума допомоги в розрахунку на місяць не може перевищувати двократного розміру МЗП, установленого законом у місяці настання страхового випадку (абзац третій п. 29 Порядку № 1266)**

* Ситуація 3. Страховий випадок (хвороба) настав у листопаді 2016 року, коли розмір МЗП дорівнював 1 450 грн. Визначаємо максимальну величину середньоденної зарплати для обчислення суми допомоги по непрацездатності:

1 450 грн. : 30,44 = 47,63 грн. (підстава – п. 5 Порядку № 1266).

Для визначення розміру страхових виплат на кількість днів непрацездатності слід помножувати:
– або 47,63 грн. (якщо сума середньоденної зарплати, визначена відповідно до п. 3 Порядку № 1266, скоригована на відсоток страхового стажу, перевищує цю величину);
– або фактичний розмір середньоденної зарплати (якщо її скоригована на відсоток страхового стажу величина менше або дорівнює 47,63 грн.). Припустимо, непрацездатність припала на частину листопада та весь грудень 2016 року. Якщо ми зупинили свій вибір на середньоденній зарплаті в 47,63 грн., обчислимо суму допомоги за грудень:

47,63 грн х 31 к. д. = 1 476,53 грн., що перевищує 1 450 грн.

Отже, ми вимушені «знизити» суму допомоги до 1 450 грн.
Такі контрольні обчислення слід зробити за всі повні місяці хвороби.
** Ситуація 4. Право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами особа набула в середині листопада 2016 року (у цьому місяці МЗП = 1 450 грн.). Визначаємо максимальну величину середньоденної зарплати для обчислення суми допомоги по непрацездатності:

1 450 грн. х 2 : 30,44 = 95,27 грн. (підстава – п. 5 Порядку № 1266).

Для визначення розміру страхових виплат на кількість днів непрацездатності слід помножувати:
– або 95,27 грн. (якщо середньоденна зарплата, визначена відповідно до п. 3 Порядку № 1266, перевищує цю величину);
– або фактичний розмір середньоденної зарплати (якщо її величина менше або дорівнює 95,27 грн.).
Якщо ми зупинили свій вибір на середньоденній зарплаті в 96,27 грн., обчислимо суму допомоги за грудень:

96,27 грн. х 31 к. д. = 2 984,37 грн., що перевищує 2 900 грн., тобто 2 МЗП.

Отже, розмір допомоги слід «знизити» до 2 900 грн. Такі контрольні обчислення слід зробити за всі повні місяці непрацездатності з цієї причини та зробити в разі необхідності коригування сум допомоги

Нижня межа

Не встановлена

Сума допомоги не може бути меншою, ніж розмір МЗП, установлений на час настання страхового випадку (абзац третій п. 29 Порядку № 1266)*

* Ситуація 5. Право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами особа набула в середині листопада 2016 року (МЗП = 1 450 грн.). Визначаємо виходячи з такого рівня величину середньоденної зарплати:

1 450 грн. : 30,44 = 47,63 грн. (підстава – п. 5 Порядку № 1266).

Для визначення розміру страхових виплат на кількість днів непрацездатності слід помножувати:
– або 47,63 грн. (якщо середньоденна зарплата, визначена відповідно до п. 3 Порядку № 1266, нижче цієї величини);
– або фактичний розмір середньоденної зарплати (якщо її величина більше або дорівнює 47,63 грн.).
Якщо ми зупинили свій вибір на середньоденній зарплаті в 47,63 грн., обчислимо суму допомоги за лютий 2017 року:

47,63 грн. х 28 к. д. = 1 333,64 грн., що менше 1 450 грн.

Тобто розмір допомоги слід «дотягнути» до 1 450 грн.
Такі контрольні обчислення слід зробити за всі повні місяці непрацездатності з цієї причини та зробити в разі необхідності коригування сум допомоги.

6

Розподіл страхових виплат між роботодавцем та Фондом

Допомога виплачується ФСС з ТВП застрахованим особам починаючи з 6-го дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення МСЕК інвалідності.
Оплата перших 5 днів непрацездатності здійснюється за рахунок коштів роботодавця (перший та другий абзаци ч. 2 ст. 22 Закону № 1105)*

Допомога виплачується Фондом застрахованим особам починаючи з першого дня непрацездатності**

7

Документи, що подаються до ФСС з ТВП для отримання фінансування на виплату допомоги та звітування перед ФСС з ТВП про її використання

Підставою для фінансування страхувальників-роботодавців робочими органами Фонду є заява-розрахунок, форма якої затверджена постановою правління ФСС з ТВП від 22.12.10 р. № 26.
Про використання коштів Фонду (не включаючи суму допомоги, оплачену за рахунок роботодавця) подається звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП, форма та порядок складання якого затверджені Постановою № 4.
Звіт подається не пізніше 20-го числа наступного за звітним періодом. Базовим звітним періодом є квартал.

* Це загальна норма, окремими положеннями ч. 2–10 ст. 22 Закону № 1105 встановлено особливості її застосування для окремих категорій страхувальників та окремих ситуацій. Докладніше див. «Допомога з тимчасової непрацездатності (оплата підприємством та Фондом)».
** Прямої норми, яка б встановлювала ці правила, у Законі № 1105 немає. Проте такий висновок можна зробити з огляду на те, що серед видів матеріального забезпечення, перелік яких наведено в ст. 20 Закону № 1105, куди, зокрема, включено допомогу по тимчасовій непрацездатності та допомогу по вагітності і пологах, норма щодо виплати Фонду допомоги починаючи з 6-го дня непрацездатності прийнята лише по відношенню до допомоги по тимчасовій непрацездатності (ст. 22 Закону № 1105).
Це означає, що допомога по вагітності і пологах, по відношенню до якої таких вимог не встановлено, оплачується Фондом з 1-го дня непрацездатності. Є ще одне підтвердження такого висновку – наведене в п. 5.6 Порядку, затвердженого постановою правління ФСС з ТВП від 18.01.11 р. № 4 (далі – Постанова № 4, Порядок № 4). У ньому в частині пояснень до заповнення ряд. 3 форми Ф4-ФСС з ТВП вказано про те, що сума нарахованої допомоги по вагітності та пологах надається за рахунок коштів Фонду.

8

Оподаткування та звітування

А. ЄСВ

– нарахування ЄСВ

На суми допомоги ЄСВ нараховується за ставкою 22 % (абзац другий п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464)

– звіт з ЄСВ*

Уся сума допомоги відображається у звіті за місяць, у якому її нараховано, незалежно від кількості днів (місяців) непрацездатності або відпустки у звязку з вагітністю та пологами*

* Порядок формування та подання звіту затверджено Наказом № 435. Звіт подається протягом 20 к. д., що настають за останнім днем звітного періоду. Звітним періодом є календарний місяць.

Заповнення таблиці 5 додатка 4.
Дані про початок та закінчення тимчасової непрацездатності не заповнюються

 Відображаються дані про початок та закінчення відпустки по вагітності та пологах у звіті за місяць, у якому починається, та звіті за місяць, у якому закінчується така відпустка, відповідно

Заповнення таблиці 6 додатка 4. Суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, та допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами відображаються в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи, визначеними в додатку 2 до Порядку № 435, у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць. При цьому, якщо загальна сума виплат допомоги та зарплати (або лише допомоги) не досягає рівня МЗП, то слід нарахувати ЄСВ на додаткову базу нарахування (донарахувати ЄСВ до розміру мінімального внеску).

Б. ПДФО та військовий збір (далі – ВЗ)

– нарахування ПДФО і ВЗ

Сума допомоги оподатковується на загальних підставах за ставкою 18 %, ВЗ справляється в розмірі 1,5 %

Сума допомоги не оподатковується, ВЗ з них не справляється (пп. 165.1.1 Податкового кодексу)

– податковий розрахунок за формою № 1ДФ*

Сума допомоги відображається в розд. І (за ознакою «101») та розд. ІІ

Сума допомоги відображається в розд. І (за ознакою «128») та відоб­ражається в розд. ІІ

* Форма, Порядок заповнення та подання податкового розрахунку затверджені наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4. Податковий розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) протягом 40 к. д., що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Окремий податковий розрахунок за календарний рік не подається.