Таблица-подсказка: начисление больничных и декретных

№
п / п

Показатель

Помощь по временной нетрудоспособности

Помощь по беременности и родам

1

2

3

4

1

Количество календарных дней нетрудоспособности

В графе листка нетрудоспособности «Приступить к работе», в частности, указывают словами число и месяц, когда приступить к работе (пп. 3.13 Инструкции о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденной приказом от 03.11.04 г. № 532/274/136-ос/1406, далее – Инструкция № 532)

В графе листка нетрудоспособности «Приступить к работе», в частности, указывают дату окончания отпуска по беременности и родам (п. 9 Инструкции № 532)*

* Не совсем понятно, почему один и тот же календарный день является последним днем отпуска по беременности и родам и днем, когда женщине следует приступить к работе. На практике некоторые врачи указывают действительную дату выхода на работу, то есть следующий день после окончания отпуска. Итак, исчислять сумму помощи в общем случае следует за 126 календарных дней (далее – к. д.).

2

Расчетный период для определения суммыпомощи

А. 12 календарных месяцев (далее – к. м.) пребывания в трудовых отношениях (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, в котором настал страховой случай (п. 25 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1266, далее – Порядок № 1266).*
Б. Фактически отработанные календарные месяцы (с 1-го до 1-го числа), если застрахованное лицо находилось в трудовых отношениях с работодателем менее 12 к. м. (п. 26 Порядка № 1266).
В. Фактически отработанное время перед наступлением страхового случая, если лицо находилось в трудовых отношениях с работодателем меньше календарного месяца (п. 27 Порядка № 1266)**

Из расчетного периода исключаются дни, не отработанные по уважительным причинам, которыми являются:
а) временная нетрудоспособность, в т. ч. в связи с беременностью и родами***;
б) отпуск по беременности и родам***;
в) отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста (6-летнего возраста по медицинскому заключению);
г) отпуск без сохранения зарплаты

* См. рекомендации для примера 1 разд. ІІІ Примеров, утвержденных приказом Минсоцполитики от 21.10.15 г. № 1022 (далее – Примеры № 1022).
** См. рекомендации для примера 2 разд. ІІІ Примеров № 1022.
*** Дни отсутствия по этой причине не исключаются из расчетного периода для лиц, получающих денежное обеспечение (последний абзац п. 3 Порядка № 1266).

3

Среднедневная зарплата

А. В случае наличия заработка в расчетном периоде.
Исчисляется путем деления суммы начисленной за расчетный период зарплаты (дохода, денежного обеспечения), на которую начислен ЕСВ*, на количество дней расчетного периода (п. 3 Порядка № 1266)**

* Реквизит 18 таблицы 6 приложения 4 к Отчету относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, порядок формирования и представления которого утвержден приказом Минфина от 14.04.15 г. № 435 (далее – Отчет по ЕСВ; Приказ № 435).
** При этом Порядок № 1266 не содержит детализации, о каких составляющих зарплаты идет речь. Исходя из п. 32 Порядка № 1266 средняя зарплата для определения страховых выплат должна исчисляться на основании сведений, которые включаются в Отчет по ЕСВ и подаются в ГФС. Как известно, в указанный отчет включаются, в частности, как суммы помощи по временной нетрудоспособности, помощи по беременности и родам, выплаченные в расчетном периоде, так и другие выплаты во время отсутствия работника на работе по уважительным причинам.
Однако, как оказывается, указанные виды помощи не участвуют в расчете сумм материального обеспечения во время нетрудоспособности. Об этом можно узнать из расчета размера страховых выплат для примера 5 разд. ІІІ Примеров № 1022. Поскольку этот приказ принят во исполнение п. 34 Порядка № 1266, его можно воспринимать как нормативный документ и указанную помощь не учитывать. А вот исполнительная дирекция ФСС по ВПТ в письме от 20.09.16 г. № 2.4-46-1616 (далее – Письмо № 1616) еще расширила перечень выплат, не принимающих участие в расчетах материального обеспечения во время нетрудоспособности, добавив к помощи по нетрудоспособности другие виды выплат, осуществленных в месяце, полностью не отработанном лицом по уважительным причинам. Заметим, что Порядок № 1266 такой нормы не содержит.
Понятно, что такое дополнение не имеет силы нормативного документа. Ведь, во-первых, оно подготовлено органом, которому Порядком № 1266 не даны полномочия предоставлять разъяснения относительно применения его требований на практике. А во-вторых, статус документа, в котором приведены указания, а именно письма, не может быть выше, чем статус самого Порядка № 1266. Однако Фонд таким образом высказал свою позицию, которая, как правило, соблюдается во время проверок работодателей. И действия работодателя, которые не совпадают с рекомендациями Письма № 1616, могут быть расценены как нарушение законодательства. В такой ситуации каждый работодатель должен для себя решить, какие именно нормы будет соблюдать. И если выберет нормы Порядка № 1266, то должен быть готовым к обжалованию результатов проверки Фондом, если они соответствуют выводам, приведенным в Письме № 1616.

Б. В случае отсутствия заработка в расчетном периоде по уважительным причинам или при наступлении страхового случая в первый день работы.
Определяется исходя из тарифной ставки (должностного оклада) или ее части, установленной на день наступления страхового случая, деленной на 30,44 (см. п. 5, 28 Порядка № 1266, расчеты для примера 3 разд. ІІІ Примеров № 1022)

В. Ограничение.
Среднедневная зарплата не может превышать максимальную величину базы начисления ЕСВ из расчета на один календарный день, которая исчисляется путем деления установленного в последнем месяце расчетного периода размера максимальной величины базы начисления ЕСВ на среднемесячное количество календарных дней (30,44) – п. 4 Порядка № 1266*

* Ситуация 1. Если нетрудоспособность наступила в ноябре этого года, ориентируемся на действующий в октябре размер максимальной величины для начисления ЕСВ – 36 250 грн. (1 450 грн. х 25) (пп. 4 ч. 1 ст. 1 Закона от 08.07.10 г. № 2464-VI, далее – Закон № 2464).
Определяем максимальную величину среднедневной зарплаты для исчисления суммы помощи:

36 250 грн. : 30,44 = 1 190,87 грн. ( п. 4 Порядка № 1266).

Для определения размера страховых выплат на количество дней нетрудоспособности следует умножать:
– или 1 190,87 грн. (скорректированные на процент страхового стажа – детальнее об этом см. в следующем пункте таблицы), если среднедневная зарплата, определенная согласно п. 3 Порядка № 1266, превышает эту величину;
– или фактический размер среднедневной зарплаты (скорректированный на процент страхового стажа), если ее величина меньше или равна 1 190,87 грн.
Дополнительно о проведении расчета для соблюдения требований относительно максимальной величины среднедневной зарплаты см. Письмо Минсоцполитики от 17.09.15 г. № 529/18/99-15.

4

Дневная сумма страховых выплат

Устанавливается в процентах* от среднедневной зарплаты (дохода, денежного обеспечения) в зависимости от страхового стажа (п. 2 Порядка № 1266)

Устанавливается в размере 100 % среднедневной зарплаты (дохода, денежного обеспечения) (ст. 26 Закона № 1105) независимо от размера страхового стажа

* Размер процентов определен ст. 24 Закона от 23.09.99 г. № 1105-XIV «Об общеобязательном государственном социальном страховании» (далее – Закон № 1105).

5

Размер помощи

Сумма страховых выплат и оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя исчисляется путем умножения суммы дневной выплаты на количество календарных дней, подлежащих оплате (п. 2 Порядка № 1266) с учетом нижеследующих особенностей (см. А и Б)

А. Страховой стаж – 6 месяцев и более

Верхняя граница

Сумма помощи в расчете на месяц не должна превышать максимальной величины базы для начисления ЕСВ (второй и третий абзацы п. 2 Порядка № 1266)*

* В случае умножения среднедневной зарплаты (определенной по рекомендациям, приведенным в ситуации 1) на количество дней нетрудоспособности результат расчета за месяцы, в которых нетрудоспособность длилась полный месяц, следует сравнить с максимальной величиной базы для начисления ЕСВ.
Предположим, в ситуации 1 нетрудоспособность пришлась на часть ноября и весь декабрь. Если при этом наш выбор пришелся на среднедневную зарплату в размере 1 190,87 грн., умножим эту величину на 31 к. д. Получим расчетную величину помощи – 36 916,97 грн. (1 190,87 грн. х 31 к. д.).
Размер прожиточного минимума в декабре этого года достиг 1 600 грн., то есть максимальная величина базы для начисления ЕСВ в декабре будет равна 40 000 грн. (1 600 грн. х 25). Наша расчетная величина не превысила этой границы, поэтому мы должны выплатить помощь в размере 36 916,97 грн. А вот если бы рассчитанная на полный месяц помощь превысила 40 000 грн., тогда мы должны были бы ограничить сумму помощи за этот месяц величиной в 40 000 грн.
Дополнительно с целью контроля соблюдения максимальной базы для начисления ЕСВ – см. порядок расчета для примера 4 разд. ІІІ Примеров № 1022.

Нижняя граница

Не установлена

Сумма помощи не может быть меньше, чем размер минимальной заработной платы (далее – МЗП), установленный на время наступления страхового случая (абзац третий п. 2 Порядка № 1266)*

* Ситуация 2. Право на отпуск по беременности и родам работница получила в ноябре 2016 года, в котором МЗП равнялась 1 450 грн. Это означает, что помощь в расчете на месяц за каждый из месяцев нетрудоспособности должна быть не меньше 1 450 грн.
Предположим, в результате умножения фактической среднедневной зарплаты на количество дней нетрудоспособности в том или ином полном месяце размер страховых выплат окажется меньше, чем эта величина (например, когда лицо работает на условиях неполного рабочего дня, недели). Тогда размер выплат следует «дотянуть» до этой величины. Если нетрудоспособность по этой причине пришлась на часть месяца, то размер помощи определяется в сумме не меньше 1 450 грн. в расчете на месяц, пропорционально количеству дней нетрудоспособности.

Б. Страховой стаж менее 6 месяцев

Верхняя граница

Сумма помощи в расчете на месяц не может превышать размера МЗП, установленного законом в месяце наступления страхового случая (абзац второй п. 29 Порядка № 1266)*

Сумма помощи в расчете на месяц не может превышать двукратного размера МЗП, установленного законом в месяце наступления страхового случая (абзац третий п. 29 Порядка № 1266)**

* Ситуация 3. Страховой случай (болезнь) наступил в ноябре 2016 года, когда размер МЗП равнялся 1 450 грн. Определяем максимальную величину среднедневной зарплаты для исчисления суммы помощи по нетрудоспособности:

1 450 грн. : 30,44 = 47,63 грн. (основание – п. 5 Порядка № 1266).

Для определения размера страховых выплат на количество дней нетрудоспособности следует умножать:
– или 47,63 грн. (если сумма среднедневной зарплаты, определенная согласно п. 3 Порядка № 1266, скорректированная на процент страхового стажа, превышает эту величину);
– или фактический размер среднедневной зарплаты (если ее скорректированная на процент страхового стажа величина меньше или равна 47,63 грн.).
Предположим, нетрудоспособность пришлась на часть ноября и весь декабрь 2016 года. Если мы остановили свой выбор на среднедневной зарплате в 47,63 грн., исчислим сумму помощи за декабрь:

47,63 грн х 31 к. д. = 1 476,53 грн., что превышает 1 450 грн.

Итак, мы вынуждены «снизить» сумму помощи до 1 450 грн.
Такие контрольные исчисления следует сделать за все полные месяцы болезни.
** Ситуация 4. Право на отпуск по беременности и родам лицо получило в середине ноябре 2016 года (в этом месяце МЗП = 1 450 грн.). Определяем максимальную величину среднедневной зарплаты для исчисления суммы помощи по нетрудоспособности:

1 450 грн. х 2 : 30,44 = 95,27 грн. (основание – п. 5 Порядка № 1266).

Для определения размера страховых выплат на количество дней нетрудоспособности следует умножать:
– или 95,27 грн. (если среднедневная зарплата, определенная согласно п. 3 Порядка № 1266, превышает эту величину);
– или фактический размер среднедневной зарплаты (если ее величина меньше или равна 95,27 грн.).
Если мы остановили свой выбор на среднедневной зарплате в 96,27 грн., исчислим сумму помощи за декабрь:

96,27 грн. х 31 к. д. = 2 984,37 грн., что превышает 2 900 грн., то есть 2 МЗП.

Итак, размер помощи нужно «снизить» до 2 900 грн. Такие контрольные исчисления следует сделать за все полные месяцы нетрудоспособности по этой причине и сделать в случае необходимости корректировку сумм помощи.

Нижняя граница

Не установлена

Сумма помощи не может быть меньше, чем размер МЗП, установленный на время наступления страхового случая (абзац третий п. 29 Порядка № 1266)*

* Ситуация 5. Право на отпуск по беременности и родам лицо получило в середине ноября 2016 года (МЗП = 1 450 грн.). Определяем исходя из такого уровня величину среднедневной зарплаты:

1 450 грн. : 30,44 = 47,63 грн. (основание – п. 5 Порядка № 1266).

Для определения размера страховых выплат на количество дней нетрудоспособности следует умножать:
– или 47,63 грн. (если среднедневная зарплата, определенная согласно п. 3 Порядка № 1266, ниже этой величины);
– или фактический размер среднедневной зарплаты (если ее величина больше или равна 47,63 грн.).
Если мы остановили свой выбор на среднедневной зарплате в 47,63 грн., исчислим сумму помощи за февраль 2017 года:

47,63 грн. х 28 к. д. = 1 333,64 грн., что меньше 1 450 грн.

То есть размер помощи нужно «дотянуть» до 1 450 грн. Такие контрольные исчисления следует сделать за все полные месяцы нетрудоспособности по этой причине и сделать в случае необходимости корректировку сумм помощи.

6

Распределение страховых выплат между работодателем и Фондом

Помощь выплачивается ФСС по ВПТ застрахованным лицам начиная с 6-го дня нетрудоспособности за весь период до восстановления трудоспособности или до установления МСЭК инвалидности.
Оплата первых 5 дней нетрудоспособности осуществляется за счет средств работодателя (первый и второй абзацы ч. 2 ст. 22 Закона № 1105)*

Помощь выплачивается Фондом застрахованным лицам начиная с первого дня нетрудоспособности**

7

Документы, которые подаются в ФСС по ВПТ для получения финансирования на выплату помощи и отчетности перед ФСС по ВПТ о ее использовании

Основанием для финансирования страхователей-работодателей рабочими органами Фонда является заявление-расчет, форма которого утверждена постановлением правления ФСС по ВПТ от 22.12.10 г. № 26.
Об использовании средств Фонда (не включая сумму помощи, оплаченную за счет работодателя) подается отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП, форма и порядок составления которого утверждены Постановлением № 4. Отчет подается не позднее 20-го числа следующего за отчетным периодом. Базовым отчетным периодом является квартал.

* Это общая норма, отдельными положениями ч. 2–10 ст. 22 Закона № 1105 установлены особенности ее применения для отдельных категорий страхователей и отдельных ситуаций. Подробнее см. «Пособие по временной нетрудоспособности (оплата предприятием и Фондом)».
** Прямой нормы, которая бы устанавливала эти правила, в Законе № 1105 нет. Однако такой вывод можно сделать, учитывая то, что среди видов материального обеспечения, перечень которых приведен в ст. 20 Закона № 1105, куда, в частности, включена помощь по временной нетрудоспособности и помощь по беременности и родам, норма относительно выплаты Фонда помощи начиная с 6-го дня нетрудоспособности принята только по отношению к помощи по временной нетрудоспособности (ст. 22 Закона № 1105).
Это означает, что помощь по беременности и родам, по отношению к которой такие требования не установлены, оплачивается Фондом с 1-го дня нетрудоспособности. Есть еще одно подтверждение такого вывода – приведенное в п. 5.6 Порядка, утвержденном постановлением правления ФСС по ВПТ от 18.01.11 г. № 4 (далее – Постановление № 4, Порядок № 4). В нем в части пояснений к заполнению стр. 3 формы Ф4-ФСС з ТВП указано на то, что сумма начисленной помощи по беременности и родам предоставляется за счет средств Фонда.

8

Налогообложение и отчетность

А. ЕСВ

– начисление ЕСВ

На суммы помощи ЕСВ начисляется по ставке 22 % (абзац второй п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464)

– отчет по ЕСВ*

Вся сумма помощи отражается в отчете за месяц, в котором она начислена, независимо от количества дней (месяцев) нетрудоспособности или отпуска в связи с беременностью и родами*

* Порядок формирования и представления отчета утвержден Приказом № 435. Отчет подается в течение 20 к. д., следующих за последним днем отчетного периода. Отчетным периодом является календарный месяц.

Заполнение таблицы 5 приложения 4.
Данные о начале и окончании временной нетрудоспособности не заполняются

 Отражаются данные о начале и окончания отпуска по беременности и родам в отчете за месяц, в котором начинается, и отчете за месяц, в котором заканчивается такой отпуск, соответственно

Заполнение таблицы 6 приложения 4. Суммы выплат, начисленные за дни временной нетрудоспособности и помощи в связи с беременностью и родами, отражаются в отдельных строках с кодами категорий застрахованного лица, определенными в приложении 2 к Порядку № 435, в поле соответствующего месяца только в сумме, которая приходится на такой месяц. При этом если общая сумма выплат помощи и зарплаты (или только помощи) не достигает уровня МЗП, то следует начислить ЕСВ на дополнительную базу начисления (доначислить ЕСВ до размера минимального взноса)

Б. НДФЛ и военный сбор (далее – ВС)

– начисление НДФЛ С ВС

Сумма помощи облагается налогами на общих основаниях по ставке 18 %, ВС взимается в размере 1,5 %

Сумма помощи не облагается налогами, ВЗ с них не взимается (пп. 165.1.1 Налогового кодекса)

– налоговый расчет по форме № 1ДФ*

Сумма помощи отражается в разд. І (по признаку «101») и разд. ІІ

Сумма помощи отражается в разд. І (по признаку «128») и отражается в разд. ІІ

* Форма, Порядок заполнения и представления налогового расчета утверждены приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4. Налоговый расчет подается отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 к. д., следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Отдельный налоговый расчет за календарный год не подается.