Порядок документування зміни прізвища працівника в кадрових документах

Читайте докладніше: Зміна прізвища працівника в кадрових документах

Порядок дій щодо оновлення її кадрових документів буде таким.

1. Заява про внесення змін до кадрових документів (див. зразок складання).

До заяви слід додати копії нового паспорта, картки платника податку та документа, на підставі якого змінено прізвище, ім’я, по батькові. Такими документами є: свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, рішення суду про розірвання шлюбу, свідоцтво про зміну імені. Зразки актових записів цивільного стану, описів та зразки бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану затверджено постановою КМУ від 10.11.10 р. № 1025.

Зверніть увагу: якщо особа під час укладання або розірвання шлюбу змінила прізвище, то на першій сторінці паспорта громадянина України роблять відмітку про те, що цей документ підлягає обміну. Такий обмін має бути здійснено протягом місяця.

Фізособи зобов’язані подавати до органів Державної податкової служби відомості про зміну даних, які вносяться до облікової картки платника податку, або повідомлення (для фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і повідомили про це відповідний орган ДПС та мають відмітку в паспорті) протягом місяця із дня виникнення таких змін.

2. Наказ про внесення змін до кадрових документів (див. зразок складання).

Зміну записів у кадрових документах про П. І. Б. й дату народження працівника виконує роботодавець за останнім місцем роботи на підставі документів із посиланням на їх номери та дату отримання, а саме:

• паспорта;
• свідоцтва про народження;
• свідоцтва про шлюб;
• свідоцтва про розірвання шлюбу;
• свідоцтва про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо.

Зверніть увагу: хоча згідно з п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58, будь-який із цих документів є підставою для внесення змін до трудової книжки, уносити зміни доцільно після того, як працівник надасть новий документ, що посвідчує особу (паспорт), і картку платника податку. На підставі паспорта та інших документів, зокрема свідоцтва про шлюб, кадровик видає наказ (див. зразок 2) і вносить зміни до кадрових і бухгалтерських документів.

Датою внесення змін до облікових даних вважають дату реєстрації наказу. Одну копію наказу долучають до особової справи працівника, другу – передають у бухгалтерію.

Перебування працівника у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку не припиняє трудових відносин із роботодавцем, тому не може бути перешкодою для внесення змін до його облікових даних.

Зверніть увагу: оновлювати посадові інструкції у зв’язку зі зміною анкетних даних не потрібно, оскільки вони розробляються для відповідної посади, а не для конкретного працівника.

3. Унесення змін до особової картки працівника (див. зразок оформлення).

Якщо зміни даних відбулися у працівника, який є військовозобов’язаним, то їх відображають у розд. ІІ «Відомості про військовий облік» його особової картки.

Зміну прізвища працівника потрібно внести і до Книги обліку руху трудових книжок. Процедура є аналогічною внесенню змін до анкетної частини особової картки форми.

4. Зміна запису у трудовій книжці (див. зразок оформлення).

Зміну записів у трудовій книжці про прізвище, ім’я, по батькові й дату народження працівника виконує роботодавець за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) із посиланням на номер і дату видачі цих документів.

Розірвання шлюбу, здійснене органами держреєстрації актів цивільного стану, засвідчується свідоцтвом про розірвання шлюбу, зразок якого затверджується КМУ.

Розірвання шлюбу, здійснене судом до набрання чинності Закону від 01.07.10 р. № 2398-VI «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», тобто до 27.07.10 р., підлягає держреєстрації в органі держреєстрації актів цивільного стану, про що видають відповідне свідоцтво.