Порядок документирования смены фамилии работника в кадровых документах

Читайте подробнее: Смена фамилии работника в кадровых документах

Порядок действий относительно обновления кадровых документов работника в случае смены фамилии будет следующим.

1. Заявление о внесении изменений в кадровые документы (см. образец составления).

К заявлению нужно приложить копии нового паспорта, карточки налогоплательщика и документа, на основании которого изменены фамилия, имя, отчество. Такими документами являются: свидетельство о браке, свидетельстве о расторжении брака, решение суда о расторжении брака, свидетельство о смене имени. Образцы актовых записей гражданского состояния, описаний и образцы бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния утверждены постановлением КМУ от 10.11.10 г. № 1025.

Обратите внимание: если лицо при заключении или расторжении брака сменило фамилию, то на первой странице паспорта гражданина Украины делают отметку о том, что этот документ подлежит обмену. Такой обмен должен быть осуществлен в течение месяца.

Физлица обязаны подавать в органы Государственной налоговой службы сведения об изменении данных, которые вносятся в учетную карточку налогоплательщика, или уведомление (для физлиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий орган ГНС и имеют отметку в паспорте) в течение месяца со дня возникновения таких изменений.

2. Приказ о внесении изменений в кадровые документы (см. образец составления).

Изменение записей в кадровых документах о Ф. И. О. и дате рождения работника выполняет работодатель по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на их номера и дату получения, а именно:

• паспорта;
• свидетельства о рождении;
• свидетельства о браке;
• свидетельства о расторжении брака;
• свидетельства о смене фамилии, имени и отчества и т. п.

Обратите внимание: хотя согласно п. 2.13 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58, любой из этих документов является основанием для внесения изменений в трудовую книжку, вносить изменения целесообразно после того, как работник предоставит новый документ, удостоверяющий личность (паспорт), и карточку налогоплательщика. На основании паспорта и других документов, в частности свидетельства о браке, кадровик издает приказ и вносит изменения в кадровые и бухгалтерские документы.

Датой внесения изменений в учетные данные считают дату регистрации приказа. Одну копию приказа приобщают к личному делу работника, другую – передают в бухгалтерию.

3. Внесение изменений в личную карточку работника (см. образец оформления). 

Если изменения данных произошли у работника, который является военнообязанным, то их отражают в разд. ІІ «Сведения о воинском учете» его личной карточки.

Именение фамилии работника нужно внести и в Книгу учета движения трудовых книжек. Процедура аналогична внесению изменений в анкетную часть личной карточки формы.

4. Изменение записи в трудовой книжке (см. образец оформления).

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника выполняет работодатель по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, о смене фамилии, имени и отчества и т. п.) со ссылкой на номер и дату выдачи этих документов.

Расторжение брака, осуществленное органами госрегистрации актов гражданского состояния, заверяется свидетельством о расторжении брака, образец которого утверждается КМУ.

Расторжение брака, осуществленное судом до вступления в силу Закона от 01.07.10 г. № 2398-VI «О государственной регистрации актов гражданского состояния», то есть до 27.07.10 г., подлежит госрегистрации в органе госрегистрации актов гражданского состояния, о чем выдают соответствующее свидетельство.