Строки зберігання бухгалтерської документації

01.01.2021 1662 0 0

Для зберігання первинних документів чинним законодавством установлено мінімальні строки, які не можна скорочувати. Так, строки зберігання документів, що стосуються господарської діяльності, регулюються Переліком типових документів, які створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578).

Податковим кодексом також установлено строки зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.3, 44.4), а саме:

первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, мають зберігатися не менше 1 095 днів із дня подання такої звітності;
первинні документи, пов’язані із предметом податкової перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за результатами такої перевірки податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, – до закінчення перевірки та встановленого строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або до винесення остаточного судового рішення, але не менше 1 095 днів;
документи та інформація, необхідні для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 39² ПК, – не менше 2 555 днів.

Зверніть увагу: обчислення строків зберігання документів починається із 1 січня року, що настає за роком закінчення справи (п. 2.10 Переліку № 578). Наприклад, відлік строку зберігання документів, завершених діловодством у 2020 році, починається з 01.01.21 р. Якщо строк зберігання такого документа становить 3 роки, то він закінчується 01.01.24 р.

Слід зазначити, що знищення документації, строк зберігання якої минув, за відсутності податкової перевірки за цей період не допускається (лист ДПС від 18.05.12 р. № 13920/Ж/17-1216). Тобто якщо органи ДПС не проводили перевірки понад 1 095 днів, платники податків зобов’язані забезпечити подальше зберігання неперевірених документів.

Відповідальним за збереження документів є власник підприємства або уповноважена ним особа (ч. 3 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV). Контроль за дотриманням графіка документообігу здійснює головний бухгалтер підприємства (п. 5.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, далі – Положення № 88). Таким чином, керівництво повинне створити умови для зберігання документів та вповноважити інших працівників (зокрема, головного бухгалтера) на виконання відповідних дій. У разі потреби також слід призначити завідувача архіву.

Відповідальність за порушення строків зберігання документів передбачена ст. 121 ПК. Так, порушення встановлених ст. 44 ПК строків зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій під час здійснення податкового контролю, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 грн. Штраф за повторне порушення протягом року становить 2 040 грн.

Наведемо у таблиці строки зберігання документів, визначені Переліком № 578.

Строки зберігання документів

№ з/п	Вид документа	Норма Переліку № 578
1	2	3
3 роки
1	Документи щодо відряджень у межах України	Ст. 63
2	Квартальні фінансові звіти	Ст. 311
3	Відомості на виплату грошей (за відсутності розрахунково-платіжних відомостей – 75 років)	Ст. 318
4	Довіреності (у т. ч. анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ); на одержання зарплати та інших виплат	Ст. 319
5	Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування	Ст. 320
6	Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями	Ст. 324
7	Протоколи взаємозаліків	Ст. 325
8	Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт	Ст. 334
9	Первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна і матеріалів, квитанції та накладні з обліку ТМЦ, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)	Ст. 336
10	Податкові накладні	Ст. 338
11	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо	Ст. 345
12	Облікові регістри	Ст. 351
5 років
13	Дані про документообіг на підприємстві	Ст. 115
14	Договори кредитні, поруки, застави, гарантії, переведення боргу (після закінчення строку дії договору або погашення кредиту)	Ст. 241
15	Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату навчальних відпусток, отримання пільг із податків тощо	Ст. 321
16	Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у т. ч. перевірок каси, правильності стягнення податків тощо	Ст. 341
17	Документи (довідки, акти, зобов’язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкрадань	Ст. 342
10 років
18	Документи щодо відряджень за кордон	Ст. 63
75 років
19	Штатні розписи та переліки змін до них	Ст. 37
20	Положення про структурні підрозділи підприємства, про філії та представництва підприємства	Ст. 39
21	Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників підприємства	Ст. 317
22	Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії та виписки з наказів про приймання, переміщення, звільнення, копії особистих документів) (після звільнення)	Ст. 493
23	Особові картки працівників (у т. ч. тимчасових і сумісників) (після звільнення)	Ст. 499
До ліквідації підприємства
24	Установчі документи (установчий акт, установчий договір (статут), положення) і зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР)	Ст. 30
25	Документи (рішення, протоколи, акти, баланси, висновки, звіти, повідомлення, виписки з ЄДР, заяви, довідки, доповідні записки і т. д.) про створення підприємства, реорганізацію, ліквідацію (банкрутство), перейменування	Ст. 35
26	Документи про ліцензування певних видів діяльності (ліцензії)	Ст. 47
27	Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації та перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування тощо	Ст. 87
28	Річні фінансові звіти із примітками до них	Ст. 311
29	Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва	Ст. 343
30	Колективні договори, зміни та доповнення до них	Ст. 395

документи зберігання документів зберігання первинних документів первинний документ первинна облікова документація бухгалтерські документи