Сроки хранения бухгалтерской документации

01.01.2021 1674 0 0

Для хранения первичных документов действующим законодательством установлены минимальные сроки, которые нельзя сокращать. Так, сроки хранения документов, касающихся хозяйственной деятельности, регулируются Перечнем типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578).

Налоговым кодексом также установлены сроки хранения первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.3, 44.4), а именно:

первичные документы, по которым подавалась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1 095 дней со дня представления такой отчетности;
первичные документы, связанные с предметом налоговой проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по результатам такой проверки налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, – до окончания проверки и установленного срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или до вынесения окончательного судебного решения, но не менее 1 095 дней;
документы и информация, необходимые для осуществления налогового контроля над трансфертным ценообразованием согласно ст. 39 и 39² НК, – не менее 2 555 дней.

Обратите внимание: исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дела (п. 2.10 Перечня № 578). Например, отсчет срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2020 году, начинается с 01.01.21 г. Если срок хранения такого документа составляет 3 года, то он заканчивается 01.01.24 г.

Следует отметить, что уничтожение документации, срок хранения которой истек, при отсутствии налоговой проверки за этот период не допускается (письмо ГНС от 18.05.12 г. № 13920/Ж/17-1216). То есть если органы ГНС не проводили проверки свыше 1 095 дней, налогоплательщики обязаны обеспечить дальнейшее хранение непроверенных документов.

Ответственным за хранение документов является собственник предприятия или уполномоченное им лицо (ч. 3 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV). Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия (п. 5.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, далее – Положение № 88). Таким образом, руководство должно создать условия для хранения документов и уполномочить других работников (в частности, главного бухгалтера) на выполнение соответствующих действий. В случае необходимости также нужно назначить заведующего архивом.

Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена ст. 121 НК. Так, нарушение установленных ст. 44 НК сроков хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, и/или непредставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из Единого реестра налоговых накладных) или их копий при осуществлении налогового контроля, влекут за собой наложение штрафа в размере 1 020 грн. Штраф за повторное нарушение в течение года составляет 2 040 грн.

Приведем в таблице сроки хранения документов, определенные Перечнем № 578.

Сроки хранения документов

№ п/п	Вид документа	Норма Перечня № 578
1	2	3
3 года
1	Документы относительно командировок в пределах Украины	Ст. 63
2	Квартальные финансовые отчеты	Ст. 311
3	Ведомости на выплату денег (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей – 75 лет)	Ст. 318
4	Доверенности (в т. ч. аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ); на получение зарплаты и других выплат	Ст. 319
5	Документы (копии отчетов, извлечения из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате помощи, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования	Ст. 320
6	Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между организациями	Ст. 324
7	Протоколы взаимозачетов	Ст. 325
8	Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приемке выполненных работ	Ст. 334
9	Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и ставшие основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряд на работу, акты приемки, сдачи и списания имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)	Ст. 336
10	Налоговые накладные	Ст. 338
11	Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, средств, материальных ценностей и т. п.	Ст. 345
12	Учетные регистры	Ст. 351
5 лет
13	Данные о документообороте на предприятии	Ст. 115
14	Договоры кредитные, поручительства, залога, гарантии, перевода долга (после окончания срока действия договора или погашения кредита)	Ст. 241
15	Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате учебных отпусков, получении льгот по налогам и т. п.	Ст. 321
16	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в т. ч. проверок кассы, правильности взыскания налогов и т. п.	Ст. 341
17	Документы (справки, акты, обязательства, письма) относительно растрат, недостач, хищений	Ст. 342
10 лет
18	Документы относительно командировок за границу	Ст. 63
75 лет
19	Штатные расписания и перечни изменений в них	Ст. 37
20	Положения о структурных подразделениях предприятия, о филиалах и представительствах предприятия	Ст. 39
21	Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников предприятия	Ст. 317
22	Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, копии личных документов) (после увольнения)	Ст. 493
23	Личные карточки работников (в т. ч. временных и совместителей) (после увольнения)	Ст. 499
До ликвидации предприятия
24	Учредительные документы (учредительный акт, учредительный договор (устав), положение) и изменения в них; список учредителей (участников); выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР)	Ст. 30
25	Документы (решения, протоколы, акты, балансы, заключения, отчеты, уведомления, выписки из ЕГР, заявления, справки, докладные записки и т. д.) о создании предприятия, реорганизации, ликвидации (банкротстве), переименовании	Ст. 35
26	Документы о лицензировании определенных видов деятельности (лицензии)	Ст. 47
27	Документы (свидетельства, акты, договоры) на право собственности на землю, сооружения, имущество; на право владения, пользования, распоряжения имуществом; на право регистрации и перерегистрации фирменных названий, товарных знаков, знаков обслуживания и т. п.	Ст. 87
28	Годовые финансовые отчеты с примечаниями к ним	Ст. 311
29	Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства	Ст. 343
30	Коллективные договоры, изменения и дополнения к ним	Ст. 395

документы хранение документов хранение первичных документов первичный документ первичная учетная документация бухгалтерские документы