Порядок організації діловодства юридичної особи у період дії воєнного стану

Затверджено
наказом від 30.11.2023 № 11/ОД

Порядок організації діловодства ТОВ «МИР» у період дії воєнного стану

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання документів у період воєнного стану (далі – Порядок), розроблений відповідно до ст. 7 Закону від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136), вводиться в дію (крім розділів 1, 2 Порядку) окремим наказом директора підприємства у разі наближення зони ведення бойових бій до території, на якій розташовано підприємство, у тому числі його відокремлені структурні підрозділи (у частині, що стосується відокремлених підрозділів).

1.2. Розділ 1 Порядку вводиться в дію на час воєнного стану негайно після затвердження цього Порядку.

1.3. Розділ 2 Порядку вводиться в дію на час воєнного стану негайно після досягнення домовленості з працівниками підприємства щодо обміну документами, яку зобов’язана забезпечити і оформити кадрова служба підприємства, а в разі недосягнення такої домовленості – разом з іншими розділами Порядку наказом директора підприємства. Також розд. 2 Порядку вводиться в дію негайно в разі переведення працівників на дистанційну (надомну) роботу.

1.4. У час воєнного стану зміст документів кадрового характеру (зокрема, наказів з кадрових питань), а також посилання в них на окремі норми законодавства та дати їх затвердження (підписання, ознайомлення) мають відповідати нормам Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) з урахуванням особливостей регулювання трудових відносин, передбачених Законом № 2136 (наприклад, повідомити працівників про зміну істотних умов праці за правилами ст. 32 КЗпП необхідно за два місяці, а згідно з частиною другою ст. 3 Закону № 2136 – не пізніш як до запровадження таких умов; нормальна тривалість робочого тижня згідно зі ст. 50 КЗпП становить 40 годин на тиждень, а на підставі ст. 6 Закону № 2136 її можна збільшити до 60 годин на тиждень, тощо).

1.5. У період дії воєнного стану форма трудового договору визначається за згодою сторін. У разі укладення трудового договору в усній формі керівником підприємства видається наказ про прийняття на роботу.

1.6. У разі прийняття працівника на роботу органу Державної податкової служби (далі – ДПС) надсилається відповідне повідомлення.

1.7. До видання наказу про введення в дію Порядку на підприємстві є чинною Інструкція з (кадрового) діловодства на підприємстві (далі – Інструкція з діловодства), яка також є чинною і після введення в дію Порядку в частині питань, що не врегульовані Порядком (наприклад, згідно з Інструкцією з діловодства після введення в дію Порядку визначається: строк реагування кадрової служби на заяву працівника, механізм такого реагування (реєстрація заяви і повідомлень); повідомлення працівника про результат його звернення; видання відповідного наказу на підставі заяви тощо).

2. Обмін кадровими документами з працівниками

2.1. Під кадровими документами в цьому розділі маються на увазі документи, зокрема, з питань надання відпусток, переведення, звільнення працівників, оголошення простою, призупинення дії трудового договору, запровадження неповного робочого часу та ін.

2.2. У разі неможливості організувати обмін кадровими документами з працівниками (подання працівниками заяв, пояснень тощо, надання працівникам наказів, розпоряджень тощо для ознайомлення і керівництва в роботі) у паперовій формі, у тому числі у зв’язку з переведенням працівників (окремих працівників) на дистанційну (надомну) роботу, працівники і кадрова служба підприємства мають право здійснювати обмін документами в електронній формі, підписаними за допомогою кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП).

2.3. У разі неможливості застосування КЕП (через його відсутність у працівника, пошкодження відповідних програмних засобів тощо) обмін документами в електронній формі здійснюється за домовленістю між працівниками та відділом кадрів за допомогою електронної пошти (без застосування КЕП) із використанням офіційної адреси електронної пошти кадрової служби підприємства (резервної адреси) та адрес електронної пошти (резервних адрес) працівників, інформацію про які внесено до особових справ (карток) працівників та окремої спеціальної електронної бази даних кадрової служби підприємства.

2.4. У разі необхідності оперативного вирішення питань кадрового характеру або неможливості (недоцільності) використання електронної пошти інформація доводиться до відома працівників (кадрової служби підприємства) за допомогою текстових (голосових) повідомлень у месенджерах або соціальних мережах (Telegramm, WhatsApp, Viber, Signal, Facebook тощо).

Наприклад:

• працівник пише заяву на папері, підписує її, ставить дату й надсилає кадровій службі підприємства фото заяви або текст заяви за допомогою будь-якого способу електронної комунікації;
• кадрові накази, повідомлення й решту документів, з якими слід ознайомити працівника, кадрова служба надсилає працівнику або у форматі pdf, або у вигляді фото, зробленого за допомогою смартфона. У відповідь працівник:
  – або засвідчує факт ознайомлення з документом своїм власноручним підписом на роздруківці (якщо має змогу роздрукувати електронний документ, отриманий для ознайомлення), робить фото та надсилає це фото кадровій службі;
  – або надсилає текстове повідомлення про ознайомлення з документом («З наказом про відпустку ознайомлений – дата, ім’я, прізвище»). За необхідності кадрова служба робить фото з дисплею (скріншот), де відображене відповідне текстове повідомлення, і вносить його до електронної бази даних.

2.5. Рух (пересилання) окремого документа в електронній формі без застосування КЕП та дії щодо реагування на нього за необхідності (за можливості) оформлюється протоколом обміну електронними документами. Зразок форми протоколу:

«Назва підприємства

Протокол обміну електронними документами

Дата _____ № ____

Про ознайомлення Сергія Сергієнка з наказом про звільнення за угодою сторін

На підставі статті 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX та відповідно до Порядку організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання документів в період воєнного стану кадровою службою підприємства 10.05.2023 о 11:00 надіслано Сергієнку Сергію Сергійовичу, економісту планового відділу, електронну копію наказу про звільнення за угодою сторін 11.12.2023 з виплатою компенсації за 10 календарних днів невикористаної відпустки у Вайбері на номер + 0380______, а також на електронну пошту _____@____.

Підстава для звільнення – заява Сергієнка Сергія від 10.12.2023, надіслана у Вайбері 10.12.2023 о 9:00 з номера + 0380_____, зафіксованого у протоколі про домовленість та особовій картці типової форми № П-2 як номер для обміну інформацією з працівником.

Сергієнко Сергій засвідчив ознайомлення з наказом текстовим повідомленням у вайбері у відповідь на надісланий наказ 10.12.2023 о 16:30.

Додаток: фото з дисплею (скріншот) з повідомленням про наказ (для ознайомлення).

Інспектор з кадрів: ПІБ, підпис, дата»

2.6. У разі дефіциту часу (людських або інших ресурсів) у кадрової служби процес обміну всіма електронними документами фіксується в одному зведеному протоколі обміну електронними документами, який безперервно веде кадрова служба в електронній табличній формі (а також у разі доцільності – і в паперовій) і у якому зазначається вид (назва) кожного окремого документа, що пересилається, за необхідності його короткий зміст, кому і ким направлено, за допомогою якого засобу комунікацій, контактні дані, дата, примітка (про підтвердження отримання, ознайомлення, інше реагування).

2.7. У разі відсутності доступу до Інтернету і/або потреби негайно повідомити працівника про прийняте кадрове рішення (отримати відповідь від працівника ) інформація доводиться до відома працівника (або отримується від працівника) засобами мобільного (стаціонарного) телефонного зв’язку.

Телефонна розмова з працівником за можливості має відбуватися у присутності свідків, за її фактом складається протокол або акт у довільній формі, а також здійснюється аудіозапис телефонної розмови. У протоколі (акті) зазначається короткий зміст телефонної розмови (наприклад, «про надання відпустки», «про переведення на іншу посаду» тощо), а також інша інформація, передбачена для заповнення протоколу про обмін електронними документами (дати, прізвища, номери телефонів тощо).

У подальшому після відновлення доступу до Інтернету скан-копію протоколу (акта) про телефонну розмову, що відбулася, може бути надіслано працівнику засобами електронного зв’язку для отримання від нього додаткового підтвердження того факту, що телефонна розмова мала місце (його згоди з певним кадровим рішенням).

Наприклад, через відсутність доступу до Інтернету працівника, що працює дистанційно, було повідомлено про зміну істотних умов праці (норм праці) починаючи з наступного дня за допомогою мобільного телефонного зв’язку, про що було складено акт. Після відновлення доступу до Інтернету через 5 днів працівник отримав скан-копію акта на адресу своєї електронної пошти, роздрукував її, підписав роздруківку і як дату ознайомлення з цим актом зазначив дату телефонної розмови. Після цього сфотографував роздруківку зі своїм підписом і записом про дату ознайомлення і надіслав фото на електронну адресу кадрової служби підприємства.

2.8. Після ознайомлення з Порядком начальник кадрової служби підприємства (інспектор з кадрів) забезпечує надання усім працівникам підприємства інформації про офіційні контактні дані кадрової служби (номери телефонів, акаунти у месенджерах, адреси електронної пошти) під підпис, а також отримання інформації про контактні дані від працівників та внесення її до особових справ (карток) працівників та спеціальних електронних баз даних.

2.9. Досягнення домовленості з працівниками стосовно обміну кадровими документами в електронній формі оформлюється кадровою службою протоколом про домовленість, у якому фіксується згода працівників на обмін даними, контактні дані відділу кадрів і працівників для обміну електронними документами, дата, підписи працівників і начальника кадрової служби.

2.10. У разі прийняття на роботу нового працівника відділ кадрів забезпечує за можливості відображення в заяві працівника (трудовому договорі) інформації про його згоду на обмін електронними документами та його контактні дані для такого обміну.

2.11. За необхідності в разі обміну електронними документами без застосування КЕП після появи такої можливості оформлюються паперові примірники документів та/або проставляються підписи (дати) на паперових примірниках документів.

Наприклад, працівник, якого переведено на дистанційну роботу, за допомогою текстового повідомлення в месенджері подав заяву про звільнення за власним бажанням через два тижні (без КЕП). Коли цей працівник прибув до офісу підприємства в останній день роботи для оформлення остаточного розрахунку, заяву було продубльовано у паперовій формі із зазначенням у ній дати подання заяви в месенджері та підпису працівника.

Через соціальну мережу працівнику було надіслано повідомлення (без застосування КЕП) від кадрової служби підприємства, де його попередили про звільнення за скороченням штатів, яке має відбутися через два місяці, та запропонували переведення на іншу посаду. За тиждень працівник з’явився до офісу підприємства, проставив власноруч підпис на паперовому примірнику повідомлення, де зазначив дату його отримання в електронній формі, а також подав заяву у паперовій формі про згоду на переведення на іншу посаду із підписом і датою відвідування офісу.

3. Ведення та зберігання кадрових документів

3.1. Після введення в дію Порядку може призупинятися ведення (оформлення) службами підприємства (посадовими особами, іншими працівниками) окремих видів документів, що стосуються трудових відносин. Виняток становлять документи, ведення (оформлення, підготовка, зберігання) яких продовжується в обов’язковому порядку:

• штатний розпис;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• трудові договори (контракти);
• табель обліку використання робочого часу;
• накази з кадрових питань (з особового складу);
• особові картки за типовою формою № П-2;
• графік відпусток;
• посадові (робочі) інструкції працівників;
• інші документи – у разі необхідності за окремим рішенням керівництва підприємства (кадрової служби).

3.2. У разі загострення ситуації та значного дефіциту людських та інших ресурсів у кадровій службі ведення деяких із вищезазначених документів, які не пов’язані з обліком виконуваної працівником роботи та обліком витрат на оплату праці (наприклад, особових карток за типовою формою № П-2), також може бути призупинене за окремим рішенням (наказом) керівника підприємства.

3.3. Факт відсутності працівника на робочому місці з невідомих причин фіксується в табелі обліку робочого часу позначенням «НЗ» («відсутність з нез’ясованих причин») або «І» («інші причини неявки»), а також складається акт про відсутність. Після з’ясування обставин та причин відсутності табель обліку використання робочого часу може бути скорегований.

3.4. У разі призупинення трудового договору з працівником використовується умовне позначення «ІН» – інший невідпрацьований час (або «ІВ» – інші види неявок, передбачені колективними договорами, угодами, або «І» – інші види неявок).

3.5. Особливості ведення інших документів виробничого та бухгалтерського характеру, що пов’язані з обліком виконуваної працівником роботи та обліком витрат на оплату праці (наприклад, рапорти про виробіток, маршрутні листи, наряди тощо), після введення в дію Порядку визначаються окремим наказом директора підприємства, проєкт якого готується і подається на затвердження бухгалтерією (відділом організації праці та заробітної плати тощо) у взаємодії (за погодженням) з виробничими підрозділами підприємства.

3.6. У разі тимчасової неможливості оформлювати (вести) документи обов’язкового ведення у паперовій формі їх продовжують вести в електронній формі з наступним роздрукуванням і оформленням на папері після появи такої можливості.

3.7. У разі ведення вищезазначених обов’язкових документів у паперовій формі служби підприємства (кадрова служба, відділ діловодства тощо) забезпечують їх додаткове сканування (оцифрування), розміщення і зберігання скан-копій на кількох альтернативних носіях електронних даних (наприклад, це можуть бути жорсткі диски комп’ютерів, USB-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), а також у хмарних сховищах (Google Drive, OneDrive тощо).

3.8. У разі розміщення для зберігання сканованих (електронних) копій документів як мінімум одна копія кожного документа розміщується на одному з носіїв електронних даних і одна копія – у хмарному сховищі. У разі тимчасової відсутності доступу до Інтернету копії документів розміщуються у хмарному сховищі після відновлення такого доступу.

3.9. У разі розміщення електронних документів (їх копій), зокрема тих, що містять персональні дані працівників, на відповідних носіях (хмарних сховищах), застосовуються паролі для подальшого доступу до зазначених документів.

3.10. Зберігання документів у паперовій формі та підготовка їх до здавання до архіву продовжується відповідно до Інструкції з діловодства.

3.11. У разі руйнування внаслідок бойових дій приміщень (комп’ютерного обладнання тощо), де зберігалась документація кадрового характеру (у паперовій та/або електронній формі) після проведення аварійно-рятувальних робіт за можливості негайно проводиться аудит кадрової документації з метою виявлення втраченої (пошкодженої) документації та вживаються заходи щодо її можливого відновлення. Для прийняття рішення про проведення аудиту та здійснення зазначених заходів відповідні служби підприємства (кадрова служба та ін.) готують і подають керівництву підприємства проєкт такого рішення.

3.12. У разі переміщення підприємства (евакуації персоналу) із району ведення бойових дій кадрова служба, а також інші служби підприємства визначають черговість вивезення окремих видів документів (з переліками) до місць евакуації та забезпечують підготовку до вивезення відповідних документів (справ) у паперовій формі, а також (комп’ютерного) обладнання, де зберігаються документи в електронній формі.

3.13. За можливості вивезення документації до місць евакуації здійснюється в металевих ящиках або коробках жорсткої конструкції, пакунках або інших засобах зберігання, які в разі евакуації дозволять вивезти відібрані документи в непошкодженому стані.

3.14. У разі виникнення форс-мажорних обставин, зокрема загрози захоплення підприємства окупантами, кадрову документацію з інформацією, яка становитиме небезпеку для життя працівників у разі її заволодіння окупантами, може бути знищено за рішенням керівника підприємства (за умови, що неможливо забезпечити безпечне зберігання або евакуацію таких документів). Проєкт такого рішення з переліком документів, що підлягають знищенню, готує і подає керівнику підприємства кадрова служба. Також кадрова служба піприємства оформлює акт про знищення зазначеної документації.

3.15. Для забезпечення виконання заходів із збереження (знищення) документів кадрова служба у взаємодії з іншими підрозділами підприємства готує за потреби проєкти таких документів, які подаються керівнику підприємства на затвердження:

1) переліки справ (документів), які у відповідних випадках:

• вивозяться в безпечні регіони;

• знищуються;

• залишаються на місці;

2) списки працівників, відповідальних за вивезення в безпечний регіон, облік та зберігання справ (документів), їх знищення;

3) порядок транспортування документації;

4) порядок забезпечення охорони документів під час їх підготовки до транспортування та безпосередньо під час транспортування;

5) черговість вивезення документації до безпечного регіону.

4. Ведення трудових книжок

4.1. Допускається видача трудової книжки на руки працівнику на його вимогу, яка оформлюється письмовою заявою працівника з відміткою у Книзі (журналі) обліку руху трудових книжок.

4.2. Якщо скан-копії трудової книжки раніше не передавалися до Пенсійного фонду України, перед видачею трудової книжки на руки працівнику здійснюється її сканування, а скан-копії розміщуються для зберігання на носіях та у хмарному сховищі.

4.3. У разі звільнення працівника та його відсутності на роботі в останній день роботи, а також за відсутності поштового зв’язку працівнику можна надіслати повідомлення про необхідність отримання трудової книжки засобами електронного зв’язку, у тому числі без застосування КЕП. У такому повідомленні працівника інформують про неможливість пересилання йому трудової книжки поштою, а також про можливість такого пересилання в разі відновлення поштового зв’язку і наявності письмової згоди на це працівника або його згоди, оформленої заявою в електронній формі із застосуванням КЕП. Забороняється пересилати працівникам трудові книжки в міжнародних поштових відправленнях.