Положення про табельний облік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «Дивосвіт»
(підпис) Дмитро КРАВЧУК
18.03.2024

ПОЛОЖЕННЯ
про табельний облік робочого часу
ТОВ «Дивосвіт»

1. Загальні положення

1.1. Положення про табельний облік використання робочого часу (далі – Положення) ТОВ «Дивосвіт» вводиться з метою систематизації процесу збору та обробки інформації про витрати та облік робочого часу працівників підприємства.

1.2. У всіх структурних підрозділах запроваджується така система ведення обліку робочого часу:

1.2.1. Для головного офісу та відділів, що працюють тільки в денний час, табель обліку використання робочого часу типової форми № П-5 (далі – табель) ведеться, виходячи з п’ятиденного робочого тижня (ст. 52 КЗпП).

1.2.2. Для відділів із цілодобовим режимом роботи табель ведеться з урахуванням режиму підсумованого обліку робочого часу (ст. 61 КЗпП).

1.2.3. Обліковий період для підсумованого обліку робочого часу по підприємству становить квартал.

1.2.4. Тривалість робочого часу визначається керівником відділу кадрів у графіках змінності на підставі розрахунку норми тривалості робочого часу на відповідний рік не пізніше ніж за місяць до початку його дії та доводиться до відома керівників відділів із цілодобовим режимом роботи.

1.3. Для ведення табельного обліку робочого часу керівники структурних підрозділів призначають відповідальну особу на підставі розпорядчого акта (наказу) керівника підприємства.

1.4. Відповідальна особа зобов’язана вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником підрозділу. Включення працівника до табеля та виключення з нього здійснюється на підставі первинних документів з обліку кадрів (наказ, трудовий договір). Кожному працівнику присвоюється окремий табельний номер, який проставляється в усіх документах з обліку праці та заробітної плати і зберігається за працівником у разі переміщення. У разі звільнення працівника його табельний номер не присвоюється іншому працівнику протягом двох років.

1.5. Особи, відповідальні за табельний облік підрозділу, зобов’язані повідомляти інспектора з кадрів, відповідального за ведення табельного обліку на підприємстві, про відсутність на роботі працівників у зв’язку з хворобою або з іншої причини на момент заповнення табеля.

1.6. Для виконання обов’язків з обліку робочого часу та ведення табеля відповідальний інспектор з кадрів:

• веде облік штатного складу працівників підрозділу;
• на підставі кадрових наказів робить у табелі відмітки щодо прийняття на роботу, звільнення, переведення, надання відпусток працівникам тощо;
• контролює своєчасність появи працівників на роботі та звільнення з роботи, присутність на робочому місці за допомогою журналу обліку робочого часу (зі своєчасним повідомленням керівника підрозділу та інспектора з кадрів про невихід, запізнення працівників і причини, що призвели до цього);
• контролює своєчасність подання і правильність оформлення документів, що підтверджують поважність причин відсутності працівників на робочому місці.

1.7. Якщо відповідальна особа не може тимчасово виконувати обов’язки з ведення табельного обліку, керівник підрозділу подає керівнику підприємства доповідну записку про призначення іншого відповідального виконавця на цей період. На підставі записки видається наказ.

1.8. Усі працівники, до обов’язків яких входить ведення табельного обліку, в обов’язковому порядку ознайомлюються з Положенням під підпис.

2. Правила заповнення табеля та журналу обліку робочого часу

2.1. Табель ведеться в електронному та паперовому вигляді.

2.2. Електронний варіант табеля вводиться в базу даних програми BAS інспектором з кадрів, відповідальним за табельний облік, із дотриманням таких вимог:

• у табелі дані розбиваються за днями;
• усі види робочого часу (загальний відпрацьований час, нічні та надурочні години, вихідні та святкові (неробочі) дні) вказуються в загальному табелі для кожного підрозділу;
• найменування підрозділу наводиться у верхній частині табеля;
• у верхньому правому куті табеля в графі «Дата заповнення» вказується 15-те число місяця, якщо табель заповнюється для нарахування авансу, та останнє число звітного місяця для нарахування зарплати.

2.3. Для точного заповнення табеля ведеться журнал обліку робочого часу, в якому зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові (далі – ПІБ) працівника, його посада, дата і час приходу на роботу/припинення роботи, вихід на перерву (до 20 хв.) і час повернення з неї, причина відсутності на робочому місці, проставляється підпис працівника, наводяться коментарі безпосереднього керівника. Дані журналу обліку робочого часу мають використовуватися під час заповнення табеля.

2.4. Працівники, відповідальні за табельний облік у структурних підрозділах, які працюють у п’ятиденному робочому режимі, заповнюють електронний табель у програмі BAS, друкують його на аркуші формату А4 і передають до відділу кадрів для звіряння. Після внесення до табеля інспектором з кадрів усіх коректив (за наявності помилок) відповідальна особа підрозділу вносить зміни до електронного табеля в BAS, друкує його та підписує разом із керівником підрозділу із зазначенням дати заповнення. Підписаний табель передається до відділу кадрів для підпису інспектором з кадрів, відповідальним за табельний облік, і до бухгалтерії для нарахування виплат і подальшого зберігання.

2.5. Інспектор з кадрів, відповідальний за табельний облік, залишає у відділі кадрів копії табеля, а його оригінал передає до бухгалтерії під підпис.

2.6. Працівники, відповідальні за табельний облік у структурних підрозділах, які працюють у режимі підсумованого обліку, виконують свої обов’язки в такому порядку:

2.6.1. На підставі графіків змінності складають поіменні графіки із зазначенням прізвищ працівників, які працюють у режимі підсумованого обліку. Строк виконання – тиждень із дати отримання базових графіків змінності.

2.6.2. Під час виконання пп. 2.6.1 Положення мають ураховувати, що тривалість перерви в роботі між змінами має бути не меншою за подвійну тривалість часу роботи в попередній зміні (включаючи час перерви на обід). Призначати працівника на роботу протягом двох змін поспіль забороняється (ст. 59 КЗпП).

2.6.3. Під час заповнення табеля використовують дані про відпрацьовані години з графіків змінності.

2.7. Табель підписують відповідальна особа, безпосередній керівник підрозділу та працівник відділу кадрів із зазначенням найменування посади, ПІБ і проставлянням підпису і дати.

2.8. До змісту табеля висуваються такі вимоги:

• назви посад працівників наводяться в табелі відповідно до штатного розпису;
• якщо фактичне місце роботи працівника територіально розташоване в іншому підрозділі, запис у табелі виконується відповідальним за ведення табеля підрозділу, у штаті якого числиться цей працівник, але за поданням безпосереднього керівника. У цьому разі керівник своїм підписом (із зазначенням дати) засвідчує правильність заповнення табеля на своїх підлеглих;
• якщо працівника було переведено на нову посаду до іншого підрозділу протягом календарного місяця, то в попередньому підрозділі на нього складається окремий табель за відпрацьований час, який подається одночасно з наказом про переведення. У табелі проставляються години роботи в цьому підрозділі до останнього робочого дня включно, а з дати переведення робиться відмітка «х». У підсумковий табель підрозділу за поточний місяць такий працівник не включається. У новому підрозділі табель оформлюється з дня фактичного переведення працівника, але після оформлення наказу;
• у разі звільнення працівника в табелі проставляються години роботи до останнього робочого дня включно, а після дня звільнення робиться відмітка «х». Для своєчасного нарахування заробітної плати в останній день роботи заповнений табель передається до бухгалтерії до 12:00 цього дня. У підсумковий табель підрозділу поточного місяця цей працівник не включається;
• працівники, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та без збереження заробітної плати, якщо дитина потребує домашнього догляду, тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку, до табеля включаються;
• список працівників у табелі складається відповідно до структури в ієрархічному порядку;
• ПІБ працівника записуються в табелі повністю. У разі зміни ПІБ нові дані вносяться до табеля лише після видання наказу про зміну персональних даних на підставі документа, що засвідчує цю зміну;
• у табелі фіксується тривалість фактично відпрацьованого часу в кожній клітинці, що відповідає числу місяця. Якщо дні не відпрацьовані, ставиться умовна позначка, що відповідає причині;
• у графі «Кількість відпрацьованих годин» вказується загальна кількість годин, відпрацьованих працівником у першу половину місяця (для авансу) або за весь місяць (для нарахування зарплати). У верхньому рядку зазначається кількість днів і годин, відпрацьованих працівником із 1-го по 15-те число місяця включно. У нижньому рядку вказується кількість днів і годин, відпрацьованих працівником із 16-го до останнього числа місяця включно;
• у випадках, передбачених законодавством, у разі виконання роботи понад норму або в разі необхідності організації роботи у вихідний (святковий/неробочий) день видається наказ. Тоді в табелі проставляється час, відпрацьований згідно з наказом і документом, що підтверджує фактичну кількість годин. Після підписання наказу його копія надсилається до підрозділу не пізніше ніж за робочий день до дня, зазначеного в наказі;
• звітним періодом для обліку робочого часу за п’ятиденного режиму роботи в табелі встановлюється календарний місяць (із першого до останнього числа включно);
• звітним періодом для обліку робочого часу за підсумованого обліку встановлюється квартал;
• щорічні відпустки та додаткові соціальні відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»), проставляються на всі календарні дні (робочі та вихідні), за винятком святкових і неробочих днів, визначених у ст. 73 КЗпП (під час воєнного стану святкові та неробочі дні не застосовуються);
• періоди тимчасової непрацездатності відображаються в табелі на підставі листків непрацездатності за календарні дні;
• заробітна плата працівникам підприємства нараховується бухгалтерією на підставі табелів;
• дані про витрати робочого часу, що вносяться до електронного табеля програми BAS, мають відповідати даним табелів на паперовому носії;
• виправлення в табелі не допускаються.

3. Порядок формування та подання табелів

3.1. Працівники підрозділів, відповідальні за табельний облік, вносять дані про фактичне використання робочого часу до табеля і подають його до відділу кадрів не пізніше 14-го та 29-го числа звітного місяця.

3.2. Про зміни даних табеля особи, відповідальні за табельний облік, повідомляють інспектора з кадрів не пізніше 15-го та останнього числа кожного місяця до 14:00, дотримуючись правила, вказаного в п. 2.4 Положення.

3.3. Згідно з п. 2.5 Положення інспектор з кадрів передає до бухгалтерії чистовий варіант табеля без виправлень не пізніше 15-го та останнього числа кожного місяця до 18:00.

3.4. Умовні буквені та цифрові позначки, які використовуються для заповнення табеля, наведено в додатку до нього.

4. Правила коригування табеля

4.1. Коригування в табелі виконується з метою перерахунку виплачених сум у таких випадках:

4.1.1. Працівник із запізненням повідомив про відкриття листка непрацездатності, який не був відображений у табелі.

4.1.2. Працівник або його безпосередній керівник повідомив інспектора з кадрів про хворобу та про те, що листок непрацездатності буде надано після здавання табеля й виплати зарплати.

4.1.3. Працівник-донор здав кров і приніс довідку, що підтверджує здавання крові, а цей факт не було внесено до табеля.

4.1.4. Щорічна відпустка працівника тривала до кінця місяця, а під час відпустки він захворів. У цьому разі відпустка переноситься на кількість календарних днів, що припадає на хворобу, підтверджену листком непрацездатності.

4.1.5. Працівника було звільнено, але за рішенням суду поновлено на роботі.

4.1.6. Працівник був залучений до роботи у вихідний (святковий/неробочий) день, але з наданням іншого дня відпочинку за таку роботу визначився після подання табеля до бухгалтерії.

4.1.7. Працівник затримався у відрядженні або повернувся з нього раніше, про що не зазначено в табелі.

4.1.8. В інших ситуаціях, таких як установлення неповного робочого часу, надання відпустки без збереження заробітної плати, виклик до суду або призов у зв’язку з мобілізацією, відсторонення від роботи тощо, коли відповідальні за ведення табеля особи можуть не мати повної інформації, або в перехідні періоди.

4.2. У випадках, зазначених у пп. 4.1.1 і 4.1.2, у ці робочі дні в табелі ставиться відмітка «НЗ» (неявки з нез’ясованих причин).

4.3. У випадках, указаних у пп. 4.1.3, 4.1.4 та 4.1.6, 4.1.7, інспектор з кадрів на підставі підтвердних документів робить виправлення в табелі з відмітками годин роботи працівника, виправляючи їх на належні умовні позначення.

4.4. У разі незаконного звільнення працівника після видання наказу про скасування попереднього наказу про звільнення та поновлення працівника, внесення запису до трудової книжки інспектор з кадрів оформлює окремі табелі на цього працівника з дати скасованого звільнення. Час вимушеного прогулу в разі визнання звільнення незаконним позначається в табелі обліку відміткою «І» (інші причини неявок). До табеля, в якому було вказано, що працівника звільнено, наказом слід унести зміни із формулюванням: «Звільнення (ПІБ, посада працівника) вважати недійсним на підставі рішення суду».

4.5. Після подання документів, що підтверджують поважну причину відсутності працівника на роботі, інспектор з кадрів вносить корективи до табеля, друкує чистовий варіант і з необхідними підписами здає його до бухгалтерії. Неправильно заповнений табель вилучається і зберігається окремо або просто знищується за рішенням начальника відділу кадрів.

5. Відповідальність

5.1. Особи, відповідальні за ведення табельного обліку робочого часу в структурних підрозділах, несуть відповідальність за правдивість інформації в табелях і своєчасність їх подання до відділу кадрів.

5.2. Інспектор з кадрів, відповідальний за табельний облік робочого часу на підприємстві, несе відповідальність за точність і правдивість змісту табелів, а також за терміни їх подання до бухгалтерії підприємства.

5.3. Зміни до Положення вносяться на підставі наказу керівника підприємства за поданням керівника відділу кадрів.

Додаток

Умовні позначення в табелі