Особовий листок з обліку кадрів

Аналітика:

• Особова справа, особова картка та особовий листок з обліку кадрів: у чому різниця

Нормативно-правове забезпечення:

• Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55

Особовий листок з обліку кадрів передбачено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 .

Для недержаних підприємств форму цього документа не затверджено, як і не передбачено обов’язковості його ведення, але він рекомендується для зручного обліку персоналу (додаток 1 можна завантажити нижче). 

Працівник самостійно заповнює цей документ, а кадровик звіряє правильність його заповнення із записами в паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку тощо.

Крім загальноприйнятих розділів особовий листок з обліку кадрів може містити розділ «Додаткові відомості», і сюди можна внести інформацію щодо пільг у працівника тощо.

Строк зберігання особового листка з обліку кадрів – 75 років після звільнення працівника

Доповнення до особового листка з обліку кадрів заповнюється вже кадровиком, записи до нього вносяться під час оформлення особової справи (додаток 2 можна завантажити нижче). Його заповнення слід почати з інформації про прийняття працівника на роботу. Потім він наповнюється відомостями, яких немає в особовому листку з обліку кадрів, у разі подальших змін в облікових даних працівника, тобто які відбулися після заповнення особового листка з обліку кадрів. Зокрема, ідеться про: переведення; переміщення; зміну назви посади; стягнення; заохочення; виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, суміщення. Унесені дані мають відповідати наказам та документам, наданим працівником.