Подання працівником Звіту про відрядження

Обов'язок роботодавця видати працівнику аванс на відрядження закріплено законодавчо, відповідно після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати про витрачені кошти. У якій формі та в які строки це необхідно зробити, а також що при цьому врахувати, розповімо в консультації.

Загальні положення

Форма та порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), затверджені Наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (далі – Порядок № 841).

Згідно з п. 6 Порядку № 841 Звіт складається працівником, який одержав аванс на відрядження на підприємствах усіх форм власності, а також у фізособи-підприємця.

За загальним правилом Звіт подається до кінця 5-го банківського дня, що настає за днем завершення відрядження (пп. 170.9.2 Податкового кодексу України). Тобто якщо працівник повернувся з відрядження 17.02.16 р., то останнім днем подання Звіту буде 24.02.16 р. При цьому в даного правила є винятки:

• при отриманні готівки за допомогою платіжних карток Звіт подається до кінця третього дня, що настає за днем закінчення відрядження;
• проведенні розрахунків із використанням платіжних карток строк подання Звіту становить 10 банківських днів (за наявності поважних причин цей строк може бути продовжено до 20 банківських днів).

Залишок виданого авансу повертається роботодавцю або до подання, або безпосередньо під час подання Звіту.

Зверніть увагу: на офіційному сайті Мінфіну розміщено для обговорення проект наказу «Про внесення змін до наказу Мінфіну від 28.09.15 р. № 841», відповідно до якого до форми Звіту вносяться зміни.

Порядок подання Звіту

Розглянемо покроково процедуру подання Звіту.

Крок 1. Складання Звіту.

На даному етапі працівник, повернувшись із відрядження, складає Звіт і передає його до бухгалтерії.

На лицьовому боці форми необхідно вказати:

• дату Звіту;
• назву підприємства та код ЄДРПОУ (П. І. Б. фізособи-підприємця та його індивідуальний податковий номер або серію та номер паспорта, якщо така особа відмовилася від ІПН із релігійних переконань);
• відділ і посаду або цех і професію працівника, який заповнює Звіт;
• П. І. Б. підзвітної особи (повністю) та ІПН (або серію та номер паспорта при відмові від ІПН із релігійних переконань);
• призначення авансу – у нашому випадку «на відрядження»;
• кількість доданих документів;
• дату заповнення Звіту, підпис підзвітної особи.

Графи «залишок/перевитрата попереднього авансу», «одержано (від кого, № та дата)», «усього отримано», «витрачено», «залишок/перевитрата» на практиці найчастіше заповнюють працівники бухгалтерії.

На зворотному боці форми необхідно вказати: перелік документів, що підтверджують витрати на відрядження; дату операції, зазначеної на підтвердному документі (наприклад, на касовому чеку); дати початку і закінчення відрядження (для добових); одержувача коштів і назву документа, що підтверджує дану операцію; суму витрачених коштів відповідно до підтвердного документа. У графі «усього» потрібно проставити суму всіх здійснених витрат. Також ставиться дата заповнення та підпис особи, яка заповнила Звіт.

До Звіту додаються всі оригінали документів, що підтверджують витрати та перелічені в ньому (транспортні квитки, рахунки, чеки і т. д.).

Важливий момент: при відрядженні працівника в країни, де необхідний дозвіл на в'їзд (віза), до Звіту також додається ксерокопія закордонного паспорта (або документа, який його замінює) з відміткою Держприкордонслужби про перетин кордону.

Крок 2. Перевірка бухгалтерією.

На даному етапі бухгалтер, відповідальний за складання Звітів, перевіряє всі графи, заповнені працівником, заповнює поле «звіт перевірено» і відривну частину Звіту «розписка». У ній указуються: П. І. Б. підзвітної особи, дата прийняття Звіту на перевірку, сума Звіту, кількість доданих документів. Бухгалтер ставить свій підпис на Звіті.

Заповнена розписка відривається та видається підзвітній особі, а сам Звіт направляється керівнику підприємства на затвердження.

Крок 3. Затвердження керівником.

Виходячи з даних, зазначених підзвітною особою та бухгалтером, керівник підприємства заповнює графу «Звіт затверджено в сумі» і повертає документ до бухгалтерії для проведення остаточних розрахунків із працівником.

Крок 4. Розрахунки із працівником.

На цьому етапі здійснюються остаточні розрахунки з відрядженим (касир виписує видатковий або прибутковий касовий ордер – при проведенні розрахунків через касу, оформляється платіжне доручення – при проведенні розрахунків у безготівковій формі). При цьому заповнюється графа «Залишок унесений/Перевитрата повернута», у якій наводиться номер касового ордера/платіжного доручення.

Крім того, заповнюється розділ про розрахунок ПДФО, який підлягає утриманню із суми надміру витрачених коштів і не повернутих у встановлений строк (на лицьовому боці форми). Якщо кошти повернуто вчасно, у цьому розділі ставляться прочерки.

Покажемо на умовному прикладі, як заповнити Звіт.

ПРИКЛАД
Працівника підприємства направлено у відрядження на строк із 1 по 4 лютого 2016 року. Аванс був виданий готівкою в сумі 2 000 грн. За час відрядження працівник витратив 1 330,06 грн. Звіт подано 10 лютого, і в цей же день (тобто у встановлений строк) повернуто до бухгалтерії залишок невитрачених коштів.

На підставі наявних даних заповнимо Звіт (див. фрагмент).

Подання звіту про виконану роботу

На відміну від Звіту, звіт про виконану у відрядженні роботу не є обов'язковим документом. Незважаючи на це, багато підприємств зобов'язують працівників після повернення з відрядження складати такий звіт.

Складання цього звіту дає можливість контролювати витрату коштів підприємства і виключати зайві затрати, а також перевіряти роботу підлеглих. Крім того, звіт про виконану роботу додатково підтверджує безпосередній зв'язок витрат на відрядження з господарською діяльністю підприємства.

Обов'язок працівників підприємства після прибуття з відрядження складати звіт про виконану роботу слід закріпити в локальному акті по підприємству, наприклад у Положенні про службові відрядження і т. д. У цьому положенні можна також установити форму звіту та основні відомості, які потрібно в ньому відображати. Складання такого звіту не суперечить нормам законодавства (див. Лист Мінфіну від 26.03.08 р. № 31-18030-07-7/10434).

У звіті про виконану роботу вказуються (див. зразок нижче):

• П. І. Б. і посада працівника, який склав звіт;
• пункт призначення відрядження;
• строки та цілі відрядження;
• результати відрядження, висновки та рекомендації, які можуть бути корисними для роботи підприємства.

До звіту можуть додаватися документи, що підтверджують виконану відрядженим роботу (наприклад, фотозвіти, рекламні буклети і т. д.).

Висновки

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, подається працівником, який одержав аванс на відрядження. Звіт повинен складатися за встановленою законодавством формою. Крім цього обов'язкового Звіту локальними актами підприємства може бути передбачено обов'язок працівника, який повернувся з відрядження, скласти звіт про виконану в ході відрядження роботу.