Представление работником Отчета о командировке

Обязанность работодателя выдать работнику аванс на командировку закреплена законодательно, соответственно, после возвращения из командировки работник должен отчитаться о потраченных средствах. В какой форме и в какие сроки это необходимо сделать, а также что при этом учесть, расскажем в консультации.

Общие положения

Форма и порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет), утверждены Приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» (далее – Порядок № 841).

Согласно п. 6 Порядка № 841 Отчет составляется работником, получившим аванс на командировку на предприятиях всех форм собственности, а также у физлица-предпринимателя.

По общему правилу Отчет представляется до конца 5-го банковского дня, следующего за днем завершения командировки (пп. 170.9.2 Налогового кодекса Украины). То есть если работник вернулся из командировки 17.02.16 г., то последним днем подачи Отчета будет 24.02.16 г. При этом у данного правила есть исключения:

• при получении наличных с помощью платежных карточек Отчет подается до конца третьего дня, следующего за днем окончания командировки;
• проведении расчетов с использованием платежных карточек срок подачи Отчета составляет 10 банковских дней (при наличии уважительных причин этот срок может быть продлен до 20 банковских дней).

Остаток выданного аванса возвращается работодателю либо до подачи, либо непосредственно во время подачи Отчета.

Обратите внимание: на официальном сайте Минфина размещен для обсуждения проект приказа «О внесении изменений в приказ Минфина от 28.09.15 г. № 841», в соответствии с которым в форму Отчета вносятся изменения.

Порядок подачи Отчета

Рассмотрим пошагово процедуру представления Отчета.

Шаг 1. Составление Отчета.

На данном этапе работник, вернувшись из командировки, составляет Отчет и передает его в бухгалтерию.

На лицевой стороне формы необходимо указать:

• дату Отчета;
• название предприятия и код ЕГРПОУ (Ф. И. О. физлица-предпринимателя и его индивидуальный налоговый номер либо серию и номер паспорта, если такое лицо отказалось от ИНН по религиозным убеждениям);
• отдел и должность или цех и профессию работника, который заполняет Отчет;
• Ф. И. О. подотчетного лица (полностью) и ИНН (либо серию и номер паспорта при отказе от ИНН по религиозным убеждениям);
• назначение аванса – в нашем случае «на командировку»;
• количество прилагаемых документов;
• дату заполнения Отчета, подпись подотчетного лица.

Графы «остаток/перерасход предыдущего аванса», «получено (от кого, № и дата)», «всего получено», «израсходовано», «остаток/перерасход» на практике зачастую заполняют работники бухгалтерии.

На оборотной стороне формы необходимо указать: перечень документов, подтверждающих командировочные расходы; дату операции, указанной на подтверждающем документе (например, на кассовом чеке); даты начала и окончания командировки (для суточных); получателя денежных средств и название документа, подтверждающего данную операцию; сумму израсходованных средств в соответствии с подтверждающим документом. В графе «всего» нужно проставить сумму всех произведенных расходов. Также ставится дата заполнения и подпись заполнившего Отчет лица.

К Отчету прилагаются все оригиналы документов, подтверждающих расходы и перечисленных в нем (транспортные билеты, счета, чеки и т. д.).

Важный момент: при командировке работника в страны, где необходимо разрешение на въезд (виза), к Отчету также прилагается ксерокопия загранпаспорта (или документа, который его заменяет) с отметкой Госпогранслужбы о пересечении границы.

Шаг 2. Проверка бухгалтерией.

На данном этапе бухгалтер, отвечающий за составление Отчетов, проверяет все графы, заполненные работником, заполняет поле «отчет проверен» и отрывную часть Отчета «расписка». В ней указываются: Ф. И. О. подотчетного лица, дата принятия Отчета на проверку, сумма Отчета, количество прилагаемых документов. Бухгалтер ставит свою подпись на Отчете.

Заполненная расписка отрывается и выдается подотчетному лицу, а сам Отчет направляется руководителю предприятия на утверждение.

Шаг 3. Утверждение руководителем.

Исходя из данных, указанных подотчетным лицом и бухгалтером, руководитель предприятия заполняет графу «Отчет утвержден в сумме» и возвращает документ в бухгалтерию для проведения окончательных расчетов с работником.

Шаг 4. Расчеты с работником.

На этом этапе производятся окончательные расчеты с командированным (кассир выписывает расходный или приходный кассовый ордер – при проведении расчетов через кассу, оформляется платежное поручение – при проведении расчетов в безналичной форме). При этом заполняется графа «Остаток внесен/Перерасход возвращен», в которой приводится номер кассового ордера/платежного поручения.

Кроме того, заполняется раздел о расчете НДФЛ, который подлежит удержанию из суммы излишне израсходованных средств и не возвращенных в установленные сроки (на лицевой стороне формы). Если средства возвращены вовремя, в этом разделе ставятся прочерки.

Покажем на условном примере, как заполнить Отчет.

ПРИМЕР
Работник предприятия направлен в командировку на срок с 1 по 4 февраля 2016 года. Аванс был выдан наличными в сумме 2 000 грн. За время командировки работник израсходовал 1 330,06 грн. Отчет подан 10 февраля, и в этот же день (т. е. в установленный срок) возвращен в бухгалтерию остаток неизрасходованных средств.

На основании имеющихся данных заполним Отчет (см. фрагмент).
 

Подача отчета о выполненной работе

В отличие от Отчета, отчет о выполненной в командировке работе не является обязательным документом. Несмотря на это многие предприятия обязывают работников после возвращения из командировки составлять такой отчет.

Составление этого отчета дает возможность контролировать расход средств предприятия и исключать лишние затраты, а также проверять работу подчиненных. Кроме того, отчет о выполненной работе дополнительно подтверждает непосредственную связь расходов на командировку с хозяйственной деятельностью предприятия.

Обязанность работников предприятия после прибытия из командировки составлять отчет о выполненной работе следует закрепить в локальном акте по предприятию, например в Положении о служебных командировках и т. д. В этом положении можно также установить форму отчета и основные сведения, которые нужно в нем отражать. Составление такого отчета не противоречит нормам законодательства (см. Письмо Минфина от 26.03.08 г. № 31-18030-07-7/10434).

В отчете о выполненной работе указываются (см. образец ниже):

• Ф. И. О. и должность работника, составившего отчет;
• пункт назначения командировки;
• сроки и цели командировки;
• результаты командировки, выводы и рекомендации, которые могут быть полезны для работы предприятия.

К отчету могут прилагаться документы, подтверждающие выполненную командированным работу (например, фотоотчеты, рекламные буклеты и т. д.).

Выводы

Отчет об использовании средств, выданных на командировку, подается работником, который получил аванс на командировку. Отчет должен составляться по установленной законодательством форме. Помимо этого обязательного Отчета локальными актами предприятия может быть предусмотрена обязанность работника, вернувшегося из командировки, составить отчет о выполненной в ходе командировки работе.