Строки використання підзвітних сум

Податковий агент платника податку має утримати ПДФО із суми, виданої платнику під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій та не повернутої ним протягом строку, установленого пп. 170.9.3 Податкового кодексу (далі – ПК), а саме: із суми, що перевищує суму фактичних витрат платника на виконання таких дій (пп. 170.9.1 ПК). Тож підзвітна особа зобов’язана повернути залишок невикористаних коштів у касу або на банківський рахунок підприємства (підприємця), яке видало ці кошти. У які строки це слід зробити, розповімо в консультації.

Якщо підзвітна особа здійснює безготівкові розрахунки

Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом в електронній або паперовій формі. Цей документ (виписка та/або відомості з рахунку) має містити визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент (пп. 170.9.2 ПК).

У разі здійснення таких безготівкових розрахунків платник податків подає документи, що підтверджують суму фактичних витрат, та повертає особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей до закінчення місяця, що настає за місяцем, у якому він:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за кошт особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Якщо підзвітна особа використовує готівку

Якщо під звіт була видана готівка, то використати її можна тільки протягом строку, визначеного в п. 19 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення № 148) (див. таблицю). Ті самі строки застосовуються для використання готівки, знятої за допомогою електронних платіжних засобів.

Згідно з п. 19 розд. ІІ Положення № 148 звітувати за отриману під звіт або на відрядження готівку треба відповідно до законодавства України, тобто за нормами ПК.

Водночас п. 20 розд. ІІ Положення № 148 вимагає подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повернути невикористаний залишок в установлені строки і в порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України. Тобто щодо строку звітування фактично знову відсилає до ПК.Тобто це потрібно зробити в місячний строк за місяцем завершення відрядження чи виконання цивільно-правових дій за дорученням керівництва.

Проте зауважте: у разі надання підзвітній особі готівки (у т. ч. якщо така особа отримала готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструмента підприємства, скажімо, корпоративної картки) і за наявності суми до повернення підприємству (наприклад, цивільно-правову дію за дорученням так і не здійснено чи сума менша за аванс готівкою) варто вкластися в строки, передбачені для повернення цих сум саме Положенням № 148.

Строки використання готівки, виданої під звіт або на відрядження

Про ці строки згадують і податківці в новині ГУ ДПС у м. Києві, опублікованій 12.05.2023.