Сроки использования подотчетных сумм

Налоговый агент налогоплательщика должен удержать НДФЛ из суммы, выданной плательщику под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий и не возвращенной им в течение срока, установленного пп. 170.9.3 Налогового кодекса (далее – НК), а именно: из суммы, которая превышает сумму фактических расходов плательщика на выполнение таких действий (пп. 170.9.1 НК). Поэтому подотчетное лицо обязано вернуть остаток неиспользованных средств в кассу или на банковский счет предприятия (предпринимателя), которое выдало эти средства. В какие сроки это следует сделать, расскажем в консультации.

Если подотчетное лицо осуществляет безналичные расчеты

Если во время командировки или выполнения отдельных гражданско-правовых действий налогоплательщик для проведения расчетов применил платежный инструмент, включая корпоративный (бизнесовый) или личный платежный инструмент, или его реквизиты, стоимость расходов удостоверяется документом в электронной или бумажной форме. Этот документ (выписка и/или сведения со счета) должен содержать определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован такой платежный инструмент (пп. 170.9.2 НК).

В случае осуществления таких безналичных расчетов налогоплательщик подает документы, подтверждающие сумму фактических расходов, и возвращает лицу, которое выдало денежные средства/электронные деньги под отчет, суммы излишне израсходованных денежных средств/электронных денег до окончания месяца, наступающего за месяцем, в котором он:

а) завершает такую командировку;

б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, которое выдало денежные средства/электронные деньги под отчет.

Если подотчетное лицо использует наличность

Если под отчет была выдана наличность, то использовать ее можно только в течение срока, определенного в п. 19 Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее – Положение № 148) (см. таблицу). Те же сроки применяются для использования наличности, снятой с помощью электронных платежных средств.

Согласно п. 19 разд. ІІ Положения № 148 отчитываться за полученную под отчет или на командировку наличность надо в соответствии с законодательством Украины, то есть по нормам НК.

В то же время п. 20 разд. ІІ Положения № 148 требует подать в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, вместе с подтверждающими документами об использовании средств по назначению и вернуть неиспользованный остаток в установленные сроки и в порядке, которые определены для подотчетных лиц законодательством Украины. То есть относительно срока отчетности фактически опять отсылает к НК. То есть это нужно сделать в течение месяца, следующего за месяцем завершения командировки или выполнения гражданско-правовых действий по поручению руководства.

Однако заметьте: в случае предоставления подотчетному лицу наличности (в т. ч. если такое лицо получило наличность со счета с применением платежного инструмента предприятия, скажем, корпоративной карточки) и при наличии суммы к возврату предприятию (например, гражданско-правовое действие по доверенности так и не осуществлено или сумма меньше аванса наличными) стоит уложиться в сроки, предусмотренные для возврата этих сумм именно Положением № 148.

Сроки использования наличности, выданной под отчет или на командировку

Об этих сроках упоминают и налоговики в новости ГУ ГНС в г. Киеве, опубликованной 12.05.2023.