График документооборота

Назва первинного документа

Створення документів

Перевірка документа

Обробка документа

Передавання до архіву підприєиства

Кіл. при-мір.

Відпо-відальний за виписку

та оформлення

Підпис документа

Відпо-відальний за виконання

Строк виконання

Відпо-відальний за подання

Відпо-відальний за перевірку

Строк подання

Виконавець

Строк виконання

Подальше опрацювання первинного документа

Вико-навець

Строк подання

Місце зберігання

Строк зберігання документу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

ОСНОВНІ ЗАСОБИ

Акт приймання – передачі основних засобів

2

Члени комісії

Затверджує директор, підписують члени комісії

Голова комісії

Під час прийому або передачі ОЗ

Голова комісії

Головний бухгалтер

В день прийому або передачі ОЗ

Бухгалтер

В день отримання акту з технічною документацією

Заповнення інвентарної картки обліку ОЗ

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Акт введення в експлуатацію основних засобів

1

Члени комісії

Затверджує директор, підписують члени комісії, МВО

Голова комісії

Під час введення в експлуатацію

Голова комісії

Головний бухгалтер

В день введення в експлуатацію

Бухгалтер

В день отримання акту

Заповнення інвентарної картки обліку ОЗ

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Акт внутрішнього переміщення основних засобів

2

МВО

МВО з обоїх сторін, головний бухгалтер

МВО

В день переміщення ОЗ

МВО

Головний бухгалтер

В день переміщення ОЗ

Бухгалтер

В день отримання акту

Заповнення інвентарної картки обліку ОЗ

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію основних засобів

2

Довірена особа

Затверджує директор, підписує довірена особа, що передає, сторона, що приймає, головний бухгалтер

Довірена особа

В день передачі ОЗ

Довірена особа, що передає на ремонт

Головний бухгалтер

В день передачі ОЗ

Бухгалтер

В день отримання акту

Внесення до інвентарної картки про тимчасове виведення ОЗ з експлуатації

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів

2

Довірена особа

Затверджує директор підписують довірена особа, що приймає, сторона, що передає

Голова комісії

Під час приймання ОЗ

Голова комісії

Головний бухгалтер

В день приймання ОЗ

Бухгалтер

В день отримання акту

Внесення до інвентарної картки та технічного паспоту змін характеристик ОЗ пісдя ремонту

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Акт списання основних засобів

2

Члени комісії, МВО

Затверджує директор, підписують члени комісії

Голова комісії

Під час списання ОЗ

Голова комісії

Головний бухгалтер

В день списання ОЗ

Бухгалтер

В день отримання акту

Внесення до інвентарної картки відомостей про списання ОЗ

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Акт списання транспортних засобів

2

Члени комісії, МВО

Затверджує директор, підписують члени комісії

Голова комісії

Під час списання ТЗ

Голова комісії

Головний бухгалтер

В день списання ТЗ

Бухгалтер

В день отримання акту

Внесення до інвентарної картки відомостей про списання транспортного засобу

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Інвентарна картка обліку об’єкта основних засобів

1

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

В день введення в експлуатацію

Бухгалтер

Бухгалтер

В день введення в експлуатацію

Бухгалтер

В день отримання акту про введеня ОЗ в експлуатацію

Заповнення облікових регістрів

Бухгалтер

Після списання об’єкту ОЗ. До списання ОЗ картка зберігається в поточному архіві бухгалтерії

Постійний архів підприємства

3 роки ст.351

Відомість розрахунку амортизації основних засобів

1

Бухгалтер

Бухгалтер, Головний бухгалтер

Бухгалтер

Щомісячно

Бухгалтер

Головний бухгалтер

До кінця звітного місяця

Бухгалтер

До 1-го числа наступного місяця

Заповнення облікових регістрів

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

До ліквідації організації ст.343

Інвентаризаційний опис основних засобів та протоколи до них

2

Члени комісії

Директор (голова комісії), члени комісії, МВО

Голова комісії

Під час провведення щорічної інвентаризації

Голова комісії

Головний бухгалтер

Згідно наказу про проведення інвентаризаціїї

Бухгалтер

Після завершення інвентаризації

Відображення результатів інвентаризації в обліку

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.345

ОБЛІК НЕМАТЕРІАЛЬНИХ АКТИВІВ

Акт введення об’єкта права інтелектуальної власності у складі НА

1

Члени комісії

Затверджує директор, підписують члени комісії, МВО

Голова комісії

Під час введення в експлуатацію

Голова комісії

Головний бухгалтер

В день введення в експлуатацію

Бухгалтер

В день отримання акту

Заповнення інвентарної картки

обліку об’єкту НА

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Інвентарна картка обліку об’єкта права інтелект. власності у складі НА

1

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

В день введення в експлуатацію

Бухгалтер

Бухгалтер

В день введення в експлуатацію

Бухгалтер

В день отримання акту про введеня НА в експлуатацію

Заповнення облікових регістрів

Бухгалтер

Після списання об’єкту НА. До списання НА картка зберігається в поточному архіві бухгалтерії

Постійний архів підприємства

3 роки ст.351

Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелект. власності у складі НА

2

Члени комісії, МВО

Затверджує директор, підписують члени комісії, МВО

Голова комісії

Під час списання НА

Голова комісії

Головний бухгалтер

В день списання НА

Бухгалтер

В день отримання акту

Внесення до інвентарної картки відомостей про списання НА

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелект. власності у складі НА

2

Члени комісії

Директор (голова комісії), члени комісії, МВО

Голова комісії

Під час провведення щорічної інвентаризації

Голова комісії

Головний бухгалтер

Згідно наказу про проведення інвентаризаціїї

Бухгалтер

Після завершення інвентаризації

Відображення результатів інвентаризації в обліку

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.345

ОБЛІК ТОВАРНО – МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ

Прибутковий ордер

1

МВО

МВО

МВО

В день надходження ТМЦ

МВО

Бухгалтер

Не пізніше наступного дня після складання

Бухгалтер

В день подання

Відображення в облікових регістрах операцій з оприбут. ТМЦ

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.1007

Накладна – вимога на відпуск (внутрішнє переміщення матеріалів)

2

Бухгалтер

Директор, головний бухгалтер, МВО

МВО

В день відпуску матеріалів

МВО

Головний бухгалтер

Не пізніше наступного дня після складання

Бухгалтер

В день подання

Відображення в облікових регістрах руху ТМЦ

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.1007

Товарно – транспортна накладна (вх.)

4

Вантажо-відправник

Відправник, Перевізник, Отримувач

Вантажо-перевізник

При перевезенні вантажу

Вантажо-перевізник

Бухгалтер

В день доставки вантажу

(3 екз. ТТН)

Бухгалтер

В день отримання ТТН з супровідними документами. 3-й та 4-й екз. передає перевізнику

Підстава для оприбуткування ТМЦ

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Відомість обліку залишків матеріалів на складі

1

МВО

МВО

МВО

Не рідше 1-го разу у квартал

МВО

Бухгалтер

Не рідше 1-го разу у квартал після перевірки карток обліку

Бухгалтер

Протягом 2-х днів з дня отримання

Відображення в облікових регістрах

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.960 (а)

Матеріальний звіт

1

МВО

МВО

МВО

У кінці місяця

МВО

Бухгалтер

Не пізніше наступного дня після складання

Бухгалтер

Протягом 2-х днів з дня отримання

Відображення в облікових регістрах

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

1 рік ст.960 (б)

Картка складського обліку матеріалів

1

Бухгалтер

МВО

МВО

По мірі руху матеріалів

МВО

Бухгалтер

Не рідше 1-го разу у квартал

Бухгалтер

Не рідше 1-го разу у квартал

Відображення в відомості залишків матеріалів

Бухгалтер

Після списання матеріалів

Постійний архів підприємства

3 роки ст.1007

Картка обліку МШП

1

МВО

Працівник, МВО

МВО

По мірі руху МШП

МВО

Бухгалтер

Не рідше 1-го разу у квартал

Бухгалтер

Не рідше 1-го разу у квартал

Порівняння фактичних залишків з даними б/о

Бухгалтер

Після списання МШП

Постійний архів підприємства

3 роки ст.1007

Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШ-8)

2

Члени комісії

Члени комісії

Голова комісії

Затвердження акту в день списання

Голова комісії

Бухгалтер

В день складення акту з розпискою МВО

Бухгалтер

В день отримання акту

Відображення в облікових регістрах, оприбуткування утилю

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Інвентаризаційний опис

2

Члени комісії

Директор (голова комісії), члени комісії, МВО

Голова комісії

Під час провведення щорічної інвентаризації

Голова комісії

Головний бухгалтер

Згідно наказу про проведення інвентаризаціїї

Бухгалтер

Після завершення інвентаризації

Відображення результатів інвентаризації в обліку

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.345

КАСОВІ ОПЕРАЦІЇ

Прибутковий касовий ордер

1

Бухгалтер

Директор, Головний бухгалтер, Касир

Касир

Під час надходження готівки в касу

Бухгалтер

Касир

Перед виконанням

Бухгалтер

Під час руху готівки в касі

Відображення в облікових регістрах

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Видатковий касовий ордер

1

Бухгалтер

Директор, Головний бухгалтер, Касир

Касир

Під час видачі готівки з каси

Бухгалтер

Касир

Перед виконанням

Бухгалтер

Під час руху готівки в касі

Відображення в облікових регістрах

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів

1

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

До передачі документів касиру

Бухгалтер

Головний бухгалтер

Під час руху готівки в касі

Бухгалтер

Під час руху готівки в касі

Реєстрація касових документів

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.352(г)

Касова книга

1

Касир

Касир

Касир

Щоденно в кінці робочого дня

Касир

Головний бухгалтер

Наприкінці дня

Бухгалтер

Під час руху готівки в касі

Прийом, та обробка касових документів та звіту касира під підпис у касові книзі

Касир

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.352(г)

Акт про результати інвентаризації наявних коштів

2

Члени комісії

Директор (голова комісії), члени комісії, МВО

Голова комісії

Під час проведення інвентаризації

Голова комісії

Головний бухгалтер

Згідно наказу про проведення інвентаризаціїї

Бухгалтер

Після завершення інвентаризації

Відображення в облікових регістрах

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.345

РОЗРАХУНКИ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (отримання готівки з платіжної картки)

1

Підзвітна особа

Підзвітна особа, затверджує керівник, перевіряє бухгалтер

Підзвітна особа

Після повернення з відрядження

Підзвітна особа

Бухгалтер

До закінчення третього банківського дня після завершення відрядження

Бухгалтер

В день надходження звіту

Розрахунок використання коштів

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (отримання готівки з каси)

1

Підзвітна особа

Підзвітна особа, затверджує керівник, перевіряє бухгалтер

Підзвітна особа

Після повернення з відрядження

Підзвітна особа

Бухгалтер

До закінчення п’ятого банківського дня після завершення відрядження

Бухгалтер

В день надходження звіту

Розрахунок використання коштів

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

БЕЗГОТІВКОВІ РОЗРАХУНКИ

Платіжне доручення (клієнт-банк)

1

Головний бухгалтер

ЕЦП Директора, Головного бухгалтера, електронна печатка

Головний бухгалтер

В день виписки

Головний бухгалтер

Банк

В день виписки

Головний бухгалтер

До кінця дня

Відображення в облікових регістрах (первинний документ до банківської виписки)

Головний бухгалтер

Протягом року зберігається в електронному архіві відправлених платіжних доручень

В кінці року експорт на електронний носій; в паперовому -в постійному архіві підприємства

3 роки ст.336

Рахунок – фактура (вх.)

2

Постачальник (виконавець робіт)

Постачальник (виконавець робіт)

Постача-льник (виконавець робіт)

Під час здійснення господарської операції

Постачальник (виконавець робіт)

Головний бухгалтер

В день отримання рахунку

Головний бухгалтер

Не пізніше дня, наступного за днем подачі

Оплата рахунку

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Рахунок – фактура (вих.)

2

Бухгалтер

Директор, Гловний бухгалтер

Оплачує замовник

Під час здійснення господарської операції

Бухгалтер

Головний бухгалтер

В день виписки рахунку

Бухгалтер

Під час здійснення господарської операції

Рахунок надає інформацію про фактичний обсяг наданих послуг та є підставою для їх оплати замовником

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.336

Банківська виписка (клієнт-банк)

1

Банк

Банк

Банк

Щоденно

Банк

Головний бухгалтер

В день отримання

Головний бухгалтер

До кінця дня

Перевірка руху коштів на рахунку підприємства

Головний бухгалтер

Протягом року зберігається в електронному архіві програми

В кінці року експорт на електронний носій; в паперовому-в постійному архіві підприємства

3 роки ст.336

ОБЛІК НАРАХУВАННЯ ТА ВИПЛАТИ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ

Табель обліку робочого часу

1

Інспектор з кадрів

Інспектор з кадрів

Інспектор з кадрів

За 1-шу половину місяця – 16-го числа, за 2-гу – 1-го числа до 12.00

Інспектор з кадрів

Начальник відділу кадрів

В день отримання

Інспектор з кадрів

Коригуючий табель надати до 4-го числа

Складання коригуючого табеля. Передається бухгалтерії для нарах. з/плати

Інспектор з кадрів

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

1 рік ст.408, шкідливі умови 75 років ст.445

Розрахунково-платіжна відомість працівника

2

Бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер

За 1-шу половину місяця – з 17 до 20-го числа, за 2-гу – з 1 до 5-го числа

Бухгалтер

Головний бухгалтер

В день складання

Бухгалтер

За 1-шу половину місяця – до 20-го числа, за 2-гу – до 5-го числа

Складання платіжної відомості на виплату заробітної плати та зведеної відомості

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

75 років ст.317(а)

Розрахунково-платіжна відомість (зведена)

1

Бухгалтер

Головний бухгалтер

Бухгалтер

За 1-шу половину місяця – до 20-го числа, за 2-гу – до 5-го числа

Бухгалтер

Головний бухгалтер

В день складання

Бухгалтер

За 1-шу половину місяця – до 20-го числа, за 2-гу – до 5-го числа

Визначається та сплачуються суми ПДФО, ВЗ, ЕСВ

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.351

Платіжна відомість на виплату заробітної плати (перерахування зарплати на платіжні картки)

1

Головний бухгалтер

ЕЦП Директора, Головного бухгалтера, електронна печатка

Головний бухгалтер

За 1-шу половину місяця – 20 числа, за 2-гу – 5 числа

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

В день виплати

Головний бухгалтер

Після завершення виплати

Відображення в облікових регістрах

Головний бухгалтер

Протягом року зберігається в електронному архіві програми

В кінці року експорт на електронний носій; в паперовому-в постійному архіві підприємства

3 роки ст.318

Листок непрацездатності

1

Члени комісії з соціального страхування

Члени комісії

Голова комісії

Не рідше 2-х разів на місяць (по мірі надходження ЛН)

Голова комісії

Головний бухгалтер

Не пізніше дня, наступного після складання

Бухгалтер

Не пізніше 5-ти р.д. з дати прийняття рішення про призначення. Протягом місяця повідомити про проведення виплат

Нарахувати лікарняні. Оформити заяву-розрахунок. Повідомити про проведення виплат

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.716

ОБЛІК РОЗРАХУНКІВ З КОНТРАГЕНТАМИ

Договори

2

Юрист, головний бухгалтер

Директор

Юрист

У разі виникнення домовленісті між контрагентами про здійснення господарських операцій

Юрист

Головний бухгалтер для аналізу фінансового розділу договору та на наявність всіх необхідних реквізитів

Не пізніше дня, наступного після складання

Бухгалтер

В міру надходження

Відображення в облікових регістрах на підставі первиних документів, які підтв. факт здійснення госпоперації згідно умов договору

Юрист

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.330

Акт приймання – передачі виконаних робіт

2

Юрист, головний бухгалтер

Директор

Юрист

В момент прийняття робіт/послуг

Юрист

Головний бухгалтер

Не пізніше дня, наступного після складання

Бухгалтер

В міру надходження

Відображення в облікових регістрах

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.334

Податкова накладна

1

Головний бухгалтер

ЕЦП Головного бухгалтера

Головний бухгалтер

В день виникнення податкових зобов’язань

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

В день виписки

Бухгалтер

Реєстрація ПН: складені з 1-го по 15-те – до кінця місяця;

з 16-го до кінця місяця – до 15-го числа, наступного місяця

Реєстрація податкових накладних та отримання квитанції, яка підтверджує реєстрацію в ЄРПН

Бухгалтер

В кінці звітного року

Експорт на електронний носій в кінці року

Зберігання на ЕН 3 роки ст.338

Акт звірки взаєморозрахунків

2

Бухглтер

Головний бухгалтер

Бухгалтер

До 15-го числа щоквартально

Бухгалтер

Головний бухгалтер

Не пізніше дня, наступного після складання

Бухгалтер

Протягом 3-х днів з моменту надходження акту

Для контролю та підтвердження заборгованості та складання акта інвентаризації

Бухгалтер

В кінці звітного року

Постійний архів підприємства

3 роки ст.324

РЕГІСТРИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Головна книга

1

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

До 5-го числа місяця, наступного за звітним

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

5-го числа

Головний бухгалтер

З 5-го до кінця місяця

Для складання звітності місячної, квартальної, річної

Головний бухгалтер

Щоденне резервне копіювання 1С

В паперовому-в постійному архіві підприємства

3 роки ст.351

Журнали-ордери, аналітичні відомості

1

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

До 5-го числа місяця, наступного за звітним

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

5-го числа

Головний бухгалтер

5-го числа

Для складання головної книги

Головний бухгалтер

Щоденне резервне копіювання 1С

В паперовому-в постійному архіві підприємства

3 роки ст.351

ЗВІТНІСТЬ

Податкова

1

Головний бухгалтер

ЕЦП Директор, Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

Згідно встановлених термінів

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

В день подання звіту

Головний бухгалтер

У звітний період

Отримання підтвердження-квитанцією №2

Головний бухгалтер

Резервне копіювання M.E.Doc після завершення роботи

В паперовому-в постійному архіві підприємства

5 років ст.283,279

Фінансова

1

Головний бухгалтер

ЕЦП Директор, Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

Квартальна до 25-го числа, місяця за звітним кварталом. Річна до 28.02 року, наступного за звітним

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер

В день подання звіту

Головний бухгалтер

У звітний період

Отримання підтвердження-квитанцією №2

Головний бухгалтер

Резервне копіювання M.E.Doc після завершення роботи

В паперовому-в постійному архіві підприємства

3 роки ст.311(в)