Сроки представления отчета об использовании подотчетных средств

С 01.01.2023 Отчет по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (в редакции приказа Минфина от 09.05.2023 № 239), составляют в определенных случаях, а именно в случае (пп. 170.9.4 НК):

• наличия налогооблагаемого дохода, определенного в соответствии с пп. 170.9.1 НК в целях расчета суммы налога;
• использования налогоплательщиком наличных свыше суммы суточных (включая сумму, полученную с применением платежных инструментов).

Если при командировке или выполнении отдельных гражданско-правовых действий налогоплательщик применил платежные инструменты, включая корпоративные (бизнесовые) или личные платежные инструменты, или их реквизиты для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличных в пределах суммы суточных и при отсутствии налогооблагаемого дохода, отчет не составляется и не подается.

Отчитаться за подотчетные суммы (подать подтверждающие документы, а в случаях, когда того требует НК – Отчет) нужно в оговоренные НК сроки, в противном случае эти суммы подлежат налогообложению (!) (пп. 170.9.3 НК).

В эти же сроки подотчетное лицо должно вернуть излишне израсходованные средства, выдаваемые ему под отчет. В противном случае они также облагаются налогом (пп. 170.9.1 ПК).

Если работник израсходовал в командировке свои средства, законодательство не устанавливает сроки для возврата таких средств работнику. Но подтверждающие документы по командировке и в данной ситуации следует подать вовремя – в установленные сроки (см. табл. 2).

Заметим, что в пп. 170.9.3 НК, который регулирует сроки отчетности, упоминаются только расчеты в безналичной форме, а вот о сроках в случае наличных расчетов речь не идет. Однако пп. 170.9.1 НК, который не отделяет наличные деньги, для предоставления подтверждающих документов отсылает к срокам из того же пп. 170.9.3 НК.

Сроки представления Отчета и подтверждающих документов по подотчетным суммам

Такие сроки приводят и налоговики, отвечая в ОИР на вопросы в категории 103.17: «В какой срок необходимо подать отчет об использовании денежных средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет с 01.04.2023?».