Размер суточных и сроки подачи авансового отчета в 2023 году
Рассмотрим, в каком размере следует выдавать командированному работнику суточные, чтобы они не попали под обложение НДФЛ и военным сбором (далее – ВС), а также, в какой срок работник обязан подать в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет).
Размер суточных
Из ст. 121 КЗоТ следует, что работодатель обязан выплатить своему командированному работнику суточные за время пребывания в командировке.
Суточные – это деньги на расходы, которые возмещаются работнику за дни командировки и не требуют специального документального подтверждения. Считается, что суточные идут на питание и финансирование других личных потребностей командированного работника (абзац пятый пп. «а» пп. 170.9.1 Налогового кодекса, далее – НК).
Для работников коммерческих предприятий максимальный размер суточных КЗоТом не установлен, но пп. 170.9.1 НК предусмотрен максимум, который не считается налогооблагаемым доходом физлица, направленного в командировку (пп. 165.1.11 НК) (см. табл. 1).
Вместе с тем коммерческое предприятие имеет право установить размер суточных как выше, так и ниже размера, не облагаемого НДФЛ. Однако суточные, выданные сверх нормы, установленной пп. 170.9.1 НК (т. е. сумму превышения), придется обложить:
- НДФЛ, причем с применением натурального коэффициента;
- ВС – без применения натурального коэффициента (пп. 164.2.11, п. 164.5, п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НК).
Напомним, что суточные не входят в состав фонда оплаты труда (п. 3.15 Инструкции, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5).
По возвращении из командировки работник обязан подать в бухгалтерию Отчет по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (далее – Отчет, Приказ № 841).
Таблица 1
№ п/п |
Вид командировки |
Размер суточных, |
1 |
2 |
3 |
1 |
В пределах территории Украины |
Не более 0,1 минимальной зарплаты, установленной на 1 января отчетного года. Внимание! В 2023 году такая максимальная сумма суточных составляет 670 грн (0,1 х 6 700 грн) |
2 |
За границу |
Не более 80 евро* за каждый календарный день командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ |
* Имейте в виду, что в бухучете расходы отражаются по курсу НБУ:– на дату выдачи аванса – в пределах суммы аванса;– либо на дату утверждения Отчета – в сумме сверх аванса или в случае, если аванс не выдавался (п. 5, 6 НП(С)БУ 21).Поэтому колебания валютного курса могут привести к тому, что выданный в инвалюте аванс в пересчете на гривни в итоге выйдет за не облагаемые НДФЛ/ВС рамки. Но никто не запрещает предприятию установить суточные в размере меньше указанной величины, например 70 евро. |
Размер суточных в случае командировок в пределах Украины определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (пп. 170.9.1 НК). Под таковыми Минфин (письмо от 04.05.2011 № 31-07230-16-25/11433) понимает документы, которые подтверждают пребывание работника в месте командировки. Например, транспортные билеты, счета, полученные в гостиницах (мотелях) либо от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию, и т. д.
Напоминаем! Порядок расчета суточных предприятие устанавливает самостоятельно – например, в Положении о командировках. За основу можно взять нормы Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 № 59. |
Сроки подачи Отчета
Работник обязан своевременно отчитаться за суммы, выданные ему под отчет – на командировку или на оплату расходов от имени предприятия (например, на закупку хозтоваров для нужд офиса и пр.).
Так, после возвращения из командировки или выполнения поручения работник обязан в установленные сроки – см. табл. 2 (пп. 170.9.2 НК):
- представить в бухгалтерию Отчет;
- приложить к Отчету оригиналы документов, подтверждающих понесенные расходы;
- вернуть неизрасходованные или излишне израсходованные подотчетные суммы в кассу или зачислить на банковский счет работодателя (до или во время подачи Отчета).
Имейте в виду! Если Отчет не будет подан своевременно, бухгалтер должен начислить и удержать из зарплаты работника НДФЛ с применением натурального коэффициента, предусмотренного п. 164.5 НК. |
Таблица 2
№ п/п |
Способ расчетов |
Сроки подачи Отчета об использовании cредств, |
|
на командировку |
на выполнение гражданско-правовых действий |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
Под отчет выданы наличные |
|||
1 |
Наличными |
До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает командировку (пп. «а» пп. 170.9.2 НК) |
До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства (пп. «б» пп. 170.9.2 НК) |
Подотчетные средства перечислены |
|||
2 |
Наличными, полученными с КПК |
До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки или выполнения гражданско-правовых действий (пп. «а» пп. 170.9.3 НК)** |
|
3 |
В безналичной форме с применением КПК |
Не позднее 10 банковских дней после окончания командировки. При наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может продлить этот срок до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между отчетными документами) (пп. «б» пп. 170.9.3 НК)** |
|
* Для случая, когда деньги перечислялись на личную платежную карточку (далее – ЛПК) подотчетного лица, в НК не предусмотрены специальные сроки подачи Отчета. Если работник использовал ЛПК, то логично было бы применять 5-дневный срок. Однако, по мнению налоговиков, и при расчете наличными, снятыми с ЛПК, применяется 3-дневный срок (письмо ГНС от 06.02.2012 № 2292/6/23-50.0214). Согласно этой логике, и в случае проведении безналичных расчетов с применением ЛПК надо соблюдать 10- или 20-дневный срок.** В абзаце первом пп. 170.9.3 НК речь идет как о командировках, так и о гражданско-правовых действиях. При этом в пп. «а» и «б» данной нормы говорится только о расходах в командировках. Налоговики разъясняют (ОИР, категория 103.17), что срок подачи Отчета в случае приобретения товаров с применением КПК – такой же, как и при оплате расходов на командировку с помощью КПК. |
Комментарии к материалу
Отсортировано: по времени по популярности
Всего комментариев 1